En mi anterior post, nos centramos en el concepto de documento electrónico, en la diferencia frente al documento físico, en sus elementos y que NO ES LO MISMO un documento electrónico que un documento virtual.
En esta entrada es el turno de hablar de la gestión de los documentos electrónicos.
En la ISO 15489-1: 2006, Información y documentación-Gestión documental, establece que la gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación recepción, mantenimiento, utilización y la disposición de los documentos.
La gestión Documental abarca dos términos que en muchas ocasiones, para no decir casi siempre se confunden, se les establece sinonímia o simplemente no están claros. Son Archivment y Record.
Archivment es el Archivo Histórico, que custodia la memoria de una organización o un país, y el segundo trata sobre la gestión de documentos de archivo común, administrativo e incluso central.
El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivos histórico es lo que se llama Gestión De Documentos Electrónicos.
Debemos recalcar que deben contar con un manejo de software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnológico. Tenemos que tener en cuenta la vida estimada del soporte y formato donde se almacena y se presenta la información (Longevidad). Debemos también tener la legalidad del documento electrónico y aqui juega un importante papel la firma electrónica (tema que se dedicará una entrada monográfica) Otro bache a vencer es el cambio cultural, aún no hemos abandonado el hábito del uso del papel.
Pueden surgir un extenso abanico de problemas causados por cambios de componentes del entorno del hardware y el software en que el sistema está integrado o al que está interconectado: errores de usuario, errores en el código del software original.
Los nuevos componentes de software pueden no interpretar correctamente ciertas partes de los documentos. Pongamos como ejemplo, los gráficos insertados, anotaciones o cambios en la estructura de datos adyacente, rompiendo así links entre los documentos y metadatos.
Se debe tener ojo avizor con las actualizaciones del sistema, por ello, es necesario una vigilancia contínua y rigurosa por parte del profesional.
En todo tratamiento de documentos electrónicos debemos tener presente:
- Conservación: Es recomendable conservar los documentos que tienen mayor duración, independientes al sistema en que se produjeron.
- Migración: La migración es necesaria, ya que los formatos electrónicos tienen una vida media entre 5-7 años. Es preferible el uso de formatos abiertos sin pérdidas de contenido, estructura y contexto. Recomendable es guardar una copia del documento antes de realizar su migración para evitar pérdidas.
- Uso: Se recurre a la estructura de directorios del ordenador o de uso compartido para la creación de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a un sistema normalizado para nombrarlos (importante para la creación de expedientes que constituyen las series documentales.
- Almacenamiento: Soportes normalizados y perdurables. No uso de soportes ópticos reescribibles para evitar modificaciones o perdidas. Se pueden también almacenar en un formato que no dependa de ningun software (ficheros planos) y que cuenten con funciones de control de acceso.
En base a lo dicho anteriormente, existen responsables en todo documento electrónico, desde asegurar la recepción y distribución oportuna, garantizar su tratamiento, asegurar su disponibilidad, establecer niveles de accesibilidad, tener en cuenta los derechos de autor, el establecer las buenas practicas de gestión, uso y acceso.
Al fin y al cabo los responsables del tratamiento de los documentos electrónicos son todas aquellas personas encargadas de manipular los archivos en soportes electrónicos quienes trabajaran sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional , bajo una normativa legal.
El órgano público dispone la normativa de la organización especifica y si no existe tal normativa, recae la responsabilidad en el encargo de su tramitación.
Responsabilidad de autoría, todo documento electrónico, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presunción, salvo se pruebe lo contrario.
Política de gestión documental
Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias.
La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.
La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos
, tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.
La Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.
El Modelo de política de gestión de documentos electrónicos tiene como objetivo servir como referencia para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.
El Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental. Contiene un modelo de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del esquema nacional de interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos."
La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos
, tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.La Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos
sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.El Modelo de política de gestión de documentos electrónicos
tiene como objetivo servir como referencia para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.El Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales
(PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental. Contiene un modelo de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del esquema nacional de interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos."Herramientas para la gestión de documentos electrónicos.
INSIDE - Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica
INSIDE, promovido por la Secretaría General de Administración Digital, es un sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/o obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas.
Proporciona las funcionalidades correspondientes a la etapa previa a la de archivo para conservación permanente.
Se puede reutilizar en modo servicio en línea, a través de servicios web y en modo producto ya que ha sido liberado bajo licencia EUPL.
ARCHIVE
Archive es una aplicación web de archivado definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo dispuesto al respecto en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.
El siguiente posts hablaremos en qué consiste un sistema de gestión documental, premisas y modelos.
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