Documentos Electrónicos (I) : qué son, su gestión y su política.

Este post, es la primera entrega de un tema que se ampliará a lo largo de sucesivas entradas.
Hoy nos aproximaremos básicamente y espero que con claridad al mundo del Documento Electrónico.

Para comenzar vamos a establecer el concepto de lo que entendemos por documento electrónico  "cualquier representación en forma electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos. Es también un método de expresión que requiere de un instrumento de conservación, cancelación y transmisión, el cual está constituido por un aparato electrónico"

Los documentos nacen vinculados a un proceso de gestión desarrollado por un entidad productora.


Y todo documento tiene unos principios básicos y propios que son :

- La autenticidad.

- La fiabilidad.

- La integridad.

- La disponibilidad

Estos principios y características de todo documento se deben conservar mientras sea un instrumento de información, testimonio y fuente de consulta. Esto se logra a través de los procesos de gestión documental organizados en base a un programa de tratamiento



Como establece L. Duranti, los componentes de todo documento electrónico son:

1. Medio (el portador físico del mensaje)
2. Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar)
3. Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje)
4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento)
5. Cuatro personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador)
6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente)
7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento)


Diferencias entre documento convencional y documento electrónico

• Registro y uso de símbolos: mientras que el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio (hardware) y a través de símbolos (software) que lo hacen directamente accesible para el ser humano, en cambio, el documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano.

 • Conexión entre contenido y medio: mientras que el contenido de un documento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge, el de un documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido a otro u otros soportes. Ello aumenta las posibilidades de corrupción y es un factor crítico para asegurar la autenticidad y la fiabilidad.

 • Características de la estructura física y lógica: mientras que la estructura es una parte integral y aparente del documento tradicional, y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad, la del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hard y del soft, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que no puede tener el mismo valor que en el tradicional. La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria.


 • Metadatos: Son datos sobre datos y hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido. Los tipos de metadatos pueden ser establecidos por las funciones que desarrollan dentro de los sistemas, y dependiendo del enfoque desde el que se analicen.






Entre el amplio abanico de funciones o roles que desempeñan destacan como básicos:
- el identificar,
- el describir,
- el autentificar,
- el gestionar y proporcionar acceso a los documentos.

Existen distintas iniciativas relevantes, que agrupadas en dos grandes bloques se distinguen por el momento en que se realiza la descripción de los documentos mediante metadatos:

 1. Esquemas de metadatos diseñados para ser aplicados a priori en la fase de diseño de los sistemas.

 2. Esquemas de metadatos propuestos para ser aplicados a posteriori una vez que los documentos han sido creados y acumulados en los archivos

David Bearman define el documento como «un objeto encapsulado en metadatos» y establece que los metadatos necesarios para cumplir los requisitos funcionales archivísticos se pueden organizar en seis capas o niveles [D. Bearman, 1997, 153- 155]:
1. Registro: información relativa a la captura del documento.
2. Términos y condiciones: para saber si está disponible para su lectura, por parte de quién, bajo qué condiciones.
3. Estructura: informa sobre la dependencia del software necesario para su representación y las posibilidades de interoperabilidad con otros sistemas en función de las normas seguidas en su diseño. 4. Contexto: son los metadatos que preceden al contenido y cumplen la función de demostrar la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado.
 5. Contenido: son los datos y pueden tener cualquier forma.
 6. Historia del uso: para conocer cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado, clasificado, valorado y seleccionado, y utilizado.

Continuamos con los aspectos diferenciadores entre documento convencional con el electrónico:

• Identificación: que no puede hacerse por los medios tradicionales, sino a través de los metadatos.
• Conservación: que no depende sólo de las condiciones de almacenamiento, sino de la rápida obsolescencia de los sistemas.

Debemos tener claro también que NO ES LO MISMO un documento electrónico que un documento digital. Recordemos que los términos electrónico y digital NO SON LO MISMO.
Un documento digital es un documento electrónico, pero no al revés.
Lo que distingue "electrónico" de "digital", es la codificación de la información y la necesidad del uso de un ordenador para descodificar tal información. Un documento digital su información está codificada en bits.

Podemos rizar el rizo, y añadir que NO ES LO MISMO un documento digital de un documento virtual que a su vez puede ser un documento conceptual y un documento hipertextual. Pero esto, lo dejaremos para un futuro post.