Archivo: valores y niveles (I)

En el post Documentos de archivo del mes de septiembre se habló de la tipología, uno de los tantos criterios para establecer los tipos de documentos de archivo que hay, estaba el de su función en el tiempo y ahí mostré un pequeño gráfico sobre el ciclo vital de los documentos, sus valores primarios y secundarios y en razón a su valor en que archivo se reunían y si o no se conservaban.

Pues bien, en este nuevo post, el cual está dividido en dos partes, trataremos por :

Un lado, en base a los valores primarios o secundarios de un documento de archivo, éste se creará / encontrará en un archivo de gestión, oficina . Pasado un poco el tiempo, se transferirá a un archivo central, en donde su estado informacional no ha perdido valor, pero no es tan consultable como antes, y al final este documento, después de haber pasado una fase de valoración y se haya "liberado" del expurgo, pasa a estar permanentemente en el archivo histórico, al ser una fuente cultural, histórica o científica.

Y  por otro lado, que será el siguiente post, en el que se hablará de los niveles de clasificación que hay en los archivos (Fondo, Sección, Serie, Conjunto y Unidad Documental)

¡COMENCEMOS!

Imagen tomada de Normadat

Como arriba se menciona, dependiendo de la etapa vital en la que se encuentre un documento lo podremos encontrar en un archivo diferente, ya que cada archivo trata y custodia la documentación de manera distinta.

Hablemos de un documento administrativo cualquiera. Al nacer tendrá que ser custodiado durante 5 años aproximadamente en un archivo de oficina, con el tiempo y una vez cumplido su cometido, su consulta será menos habitual. Por lo que  tendrá que pasar a su siguiente ciclo de vida documental: el archivo central.

Allí se custodia la documentación unos 15 años, aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga. Estos archivos centrales sirven para la recogida, ordenación, clasificación y custodia de la documentación producida por las diferentes unidades administrativas. 

Pasados 15 años de antigüedad, el documento, una vez valorado, se decide si debe ser expurgado o conservado permanentemente en el archivo histórico. 

ARCHIVO DE OFICINA / GESTIÓN. El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente. En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestión administrativa). Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado

FUNCIONES BÁSICAS del archivo de oficina: Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes). Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias al Archivo Central.

Ejemplos de documentación que conforma este archivo: – Expedientes sometidos a procedimiento reglado – Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto (informes, estadísticas…) – Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o jurídicas. – Registros, que son el testimonio de la actividad de control administrativo, dan valor jurídico a la documentación que contienen y certifican la existencia de un documento que asentó en su día.

No forma parte del Archivo de Gestión la documentación de apoyo informativo de tipo bibliográfico o documental, como: los textos legales, boletines oficiales, publicaciones, circulares, copias de informes, dossier informativos, duplicados, etc. Una vez finalizada la tramitación de cada expediente, deberán eliminarse del mismo, todo este tipo de documentos.

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. Ejemplos: – publicaciones, – fotocopias de legislación, – folletos, – copias de escritos remitidos por otras oficinas, – boletines oficiales, – circulares, – dossieres informativos, – revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc. MISIÓN INFORMATIVA Nunca se han de transferir al Archivo General.

ARCHIVO CENTRAL. El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas  del organismo, de acuerdo con un informe de valoración, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.

FUNCIONES de un Archivo Central:

1. Dictar políticas y directrices en materia archivística en el ámbito institucional.

2. Garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación que se ha producido y produce en las diferentes instancias de la Universidad Nacional con valor administrativo, legal, permanente e histórico.

3. Colaborar en materia archivística con todas las dependencias de la Universidad Nacional en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

Todo proceso de gestión documental en un archivo central debe contener las fases siguientes:

Recepción -- Organización -- Consulta -- Conservación -- Disposición 

ARCHIVO HISTÓRICO

Es el archivo al que se le ha de transferir desde los  intermedios, la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido seleccionada para su eliminación. Además de la conservación de documentos históricos, recibidos por donación, depósito o adquisición.

Tiene la responsabilidad de conservar, organizar, administrar, describir y divulgar la memoria documental de la institución / organismo del que pertenece.

Los usuarios de estos archivos : los investigadores, los estudiantes, los ciudadanos en general y las Administraciones.

Las funciones de un Archivo Histórico, tras la consulta de varias fuentes de información podemos resumirlas en las siguientes:

De información: 

Sobre el acceso, consulta y otros servicios que ofrece el Archivo. 

Asesoramiento y orientación a los ciudadanos en la búsqueda de fuentes documentales y bibliográficas. –Documental:  Consulta documental y bibliográfica.  Préstamo de documentos.

Administrativas:

Obtención de copias, informes y certificaciones de cualquier documento de libre acceso, cuando el estado de conservación lo permita y mediante pago de la correspondiente tasa o precio público. 

Difusión cultural y educativa: Con la realización de visitas guiadas, cursos, exposiciones, charlas, etc. 

Procesos en el Archivo Histórico : Organización -- Consulta -- Conservación 

Descripción: Es la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

Conservación: es una de las misiones fundamentales de los archivos, asegurando la transmisión del patrimonio documental a las generaciones futuras.

En la conservación se presta especial atención también a: –Los soportes: papel, pergamino, soportes informáticos.

El deterioro: alteraciones físicas de los documentos, puede ser  intrínsecas: (acidez del papel, la descomposición de las tintas, fragilidad de los documentos…) y extrínsecas (temperatura, humedad relativa, luz, polución, microorganismos, insectos…)