Documentos de Archivo: Tipologia y Clasificación

A la hora de establecer una clasificación documental tenemos que partir desde que punto de vista o criterio lo estableceremos.

He aquí que mostraré unos cuantos criterios de clasificación y se podrá comprobar que el término "Clasificación Documental" es muy, pero que muy amplio. 

¡Comencemos!

Es importante mencionar los elementos de un documento de archivo, para así entender mejor lo que sigue:

Técnica. Es el medio por el que se fija y se transmite el contenido (texto, imágenes, diagramas, sonido ...)

Soporte. Es la parte física o material del documento (papel, pergamino, papiro, tela, CD, DVD, USB, entre otros...). Aquí podemos distinguir : 

   

 Textuales (libros, estadísticas, compilaciones, etc.)

 No textuales (Iconográficos, sonidos, audiovisuales, magnéticos, electrónicos ... )

Contenido: Es la información que transmite el documento. Los hay:

- Testimoniales o probatorios (Registros). Son aquellos en los que se hace constar la realización de un determinado proceso, en tal sentido que su registro sirva como posterior prueba con efectos legales. En esta categoría se encuentran documentos como registros, actas, contratos, declaraciones, certificados.

- Informativos (Circulares o misivas). Aquellos en los que se asienta información o noticias relacionadas con un determinado proceso, pero que no tienen el alcance legal de la primer y segunda categoría. Este tipo de documentos son emitidos por cualquier nivel o persona dentro de una organización. Ejemplos: cartas, notas, aclaraciones, memorandos, cotizaciones, circulares, etc. 

-Comunes o facilitadores. Son los que sirven a las funciones de apoyo administrativo de una institución o de una persona. Siendo tales funciones en gran parte, idénticas en todas las instituciones, tales documentos se encuentran en todas ellas; todas pagan sueldos, llevan legajos de personal, libros de contabilidad, inventarios de bienes, etc.

- Sustantivos (diagramas). Son los que sirven a las funciones para los cuáles existe la institución o al cargo y la función del individuo que lo redacta o recibe. En una empresa aérea, por ejemplo, son documentos sustantivos los horarios de vuelo, los diagramas de recorridos y los cuadros de tarifas.

- Dispositivos o imperativos (leyes)

Estructura: Es la disposición, presentación y ordenación del texto. Según como se disponga se sabe que tipo documental es, NO ES LO MISMO una acta que un oficio. Su estructura es distinta! 

TRADICIÓN DOCUMENTAL

Por tradición documental nos referimos al carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares, es decir, la finalidad que se le dio en tanto documento original, copia, borrador o minuta.

Hablamos primero del borrador. es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original. NO ES LO MISMO que el original de un anteproyecto. El anteproyecto es anterior a un documento definitivo, pero él es en sí mismo un original puesto que lleva las firmas y cumple los requisitos que lo habilitan para ser anteproyecto.

Minuta. Es el boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original. Hay dos tipos principales de minutas: las notas que se toman de lo dicho en una reunión, para posteriormente el acta y el boceto o esquema que un superior entrega al secretario para que éste redacte la carta.

Original es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que está (estaba) destinado. En archivistica interesa clarificarlos como: Originales múltiples (los que se producen en varios ejemplares de igual valor, como los contratos) y originales únicos.

Copia. Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo del documento original y normalmente lleva la advertencia “es copia”.

Pueden ser copias facsímiles (como las que se sacan con una fotocopiadora, cámara o escáner) que reproducen con exactitud el texto original o copias simples u oculares (es decir, transcripciones del texto original como las que expiden los archivos parroquiales).

-Por el grado de exactitud con que reflejan el texto original: 

Pueden haber copias facsimilares o reproducciones que son las que se efectúan mediante un aparato que garantiza la igualdad del texto duplicado con el original.

A su vez estas reproducciones se subdividen según el aparato o sistema utilizado: fotocopia, copio heliográfica, copia al papel carbónizo, microfilme...

Después están las copias simples u oculares que son las que se realizan por el método tradicional de leer para volver a escribir.

-Por fin que persiguen, las copias se clasifican en: Copias para constancia, distribución, seguridad, para facilitar el uso.

Imagen tomada de: organizaciondocumentos.blogspot.com.es

POR SU AUTORÍA 

Establecemos dos tipos. 

1) Públicos

2) Privados

Creado por: Son documentos públicos los que escribe NN en su carácter de presidente, ministro o funcionario de cualquiera de los tres poderes a nivel nacional, provincial o municipal.

Bajo su dirección: Es público un formulario que preparó el Estado para un trámite, aún después que lo haya llenado y firmado un ciudadano común.

En su nombre: Son aquellos documentos que un suplente redacta en nombre del titular.

La copia o el ejemplar de un documento público que guardan las personas privadas es también un documento público, porque su autor –su “creador”- es una persona pública.

También  hablaremos de documentos de autoría individual (personales, institucionales y corporativos) y documentos de autoría colectiva (tanto participativos, caso de los blogs, wikis y demás redes sociales, como no participativos).  

POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD, establecemos: 

-Publicados (leyes, decretos, normas ...)

-Libre acceso (actas, sentencias ...)

-No clasificados (con grado de confidencialidad)

-Confidenciales (sólo personas autorizadas)

El grado de accesibilidad, marca la capacidad de consulta y uso general o restringido como instrumento de información. Esta clasificación tiene sentido para los documentos en trámite, vigentes ,es decir, en las dos primeras edades del ciclo vital. 

No así para los documentos que han llegado a la tercera edad. En un archivo permanente o histórico, no hay distintos grados de accesibilidad, si mencionar que si existe tal restricción al acceso es una excepción que debe ser justificada. Normalmente sólo se aplica a legajos o documentos que llegan al archivo por vías distintas al normal flujo desde la entidad productora.

Pueden ser :

Documento que deben ser diseminados: Las leyes y la mayor parte de los decretos han de publicarse en el boletín oficial para que obliguen.

Documento de libre acceso: Son aquellos que, aunque no deben ser promulgados, son accesibles a quienquiera. Ejemplo: las resoluciones ministeriales o de los organismos del Estado, las sentencias del Poder Judicial, las actas de los organismos del Estado y en general los documentos dispositivos, si no hay disposición en contrario.

Documentos no clasificados con grado de confidencialidad: Son los originados por una tramitación normalmente personal. Pueden ser consultados por los interesados, por los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por otras personas involucradas en el trámite.

Documentos secretos o confidenciales: Sólo pueden ser consultados por ciertos funcionarios directamente involucrados en la tramitación. A veces pueden ser comunicados a profesionales involucrados en la tramitación. A veces pueden ser comunicados a profesionales externos a la institución como médicos (para historias clínicas), arquitectos (para planos), abogados, etc. La solicitud de estos documentos debe quedar registrada y el préstamo está prohibido.

Documentos muy secretos o ultraconfidenciales: Sólo pueden ser consultados por funcionarios de alto rango, específicamente mencionados. Los demás, si necesitan consultar, tienen que presentar solicitud escrita y fundada.

También podemos hablar de acceso, bajo el siguiente punto de vista:

1) Por el tipo de acceso al documento hablaremos de documentos locales (el acceso se realiza a través de un soporte físico como es el disco duro del ordenador o a través de algún periférico) o documentos remotos (el acceso se realiza en línea a través de una red). 

2) Por la posibilidad de acceso, transmisión y difusión, desde el punto de vista social hablaremos de documentos públicos y documentos privados; desde el punto de vista temporal hablaremos de documentos permanentes y de documentos transitorios; y desde el punto de vista espacial hablaremos de documentos en línea (acceso a través de Internet o una intranet) y documentos fuera de línea. 

SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO

Establecemos :

Vítales. Como ejemplo unas actas de constitución

Improtantes. Son instrumento de apoyo a decisiones o actuaciones

Utiles

No esenciales, publicidad 

Por la relación temporal entre el hecho y el documento:











El documento de archivo, dicen los diplomatistas, es la conscriptio (registro escrito) de un hecho jurídico o administrativo.

Entre estas dos realidades se dan tres posibilidades de relación temporal. 

Hay documentos anteriores al hecho, simultáneos y posteriores. 

Documentos anteriores al hecho: Son los documentos dispositivos, porque tienden a causar los hechos. Estos pueden no concretarse luego, como sucede cuando la ley no se cumple.
La veracidad de la información de estos documentos ha de confirmarse. La existencia de una ley no significa que haya sido aplicada.


Documentos simultáneos al hecho: Son gran parte de los documentos testimoniales. Dan validez a hechos concomitantes. Tal es la vinculación entre hecho y documento que el hecho no existe –a nivel jurídico- si carece de papel. Un ejemplo claro es la existencia de estar en el Registro Civil para comprar un piso, para casarse, para figurar como figura que compone la sociedad. Una casa no solo basta con pagarla para comprarla, es necesario una escritura.
Estos documentos son llamados coproductos. Se espera de ellos el máximo de veracidad, por su proximidad al hecho y porque nacen de la tensión de una demanda y una oferta, de una necesidad y su satisfacción. Hay dos interesados contrapuestos a los que la falsedad perjudicaría.


Documentos posteriores al hecho: Son muchos de los documentos informativos: informes, memorandos y memorias. También algunos testimoniales que tal autoridad acepta, a pesar de haber sido escritos con posterioridad al hecho. Tal es el caso de las declaraciones juradas.
Estos documentos narran hechos ya pasados. Tienen mínima garantía de veracidad, porque ni están vinculados al hecho por causalidad (como las leyes) ni por simultaneidad e interesados contrapuestos (como los coproductos). Quien crónica, aún teniendo intención de decir la verdad, no puede abarcar la realidad. Selecciona lo que va a redactar. En compensación, los documentos narrativos son de lectura mucho más agradable que los testimoniales y los dispositivos.