REPOSITORIOS (Parte 3)

Continuo con el tema de los repositorios. En esta tercera entrega, trataré aspectos sobre la creación de un repositorio.

Os dejo a continuación los enlaces de las entregas anteriores por si queréis una lectura más continua.

Primera entrega

Segunda entrega

Recordemos que un repositorio es un conjunto de SERVICIOS prestados por una INSTITUCIÓN que sirve para publicar en Internet (lo más común es en acceso abierto*) una base de datos que incluye los documento digitales o digitalizados que conforman los fondos/colecciones de una unidad de información (en nuestro caso, biblioteca o archivo)

Los repositorios se  han convertido en el espacio de crecimiento de los servicios de información, son como otro paso en la evolución de tratamiento de la información y su acceso/difusión. 

La CREACIÓN DE UN REPOSITORIO  es un proceso detallado, pero con una buena planificación y los recursos adecuados, puede ser una herramienta valiosa para preservar y compartir el conocimiento.

Imagen tomada de la web Implementación de un repositorio para apoyo a la gestión administrativa.

Para que sea más sencillo los PASOS A REALIZAR, expondré de modo claro y muy "esquemático" lo más importante:

PASO 1. Diagnóstico y Estrategia

Antes de empezar, es importante hacer un diagnóstico para entender las necesidades de la institución. Esto incluye:

Definir los objetivos: ¿Para qué se creará el repositorio? ¿Qué se espera lograr con él?

Recursos necesarios: ¿Cuántos recursos humanos, financieros e infraestructuras se requieren?

Tipos de materiales: ¿Qué tipo de documentos o archivos se almacenarán? ¿Serán digitales desde el principio o necesitarás digitalizar materiales físicos?

Si necesitas digitalizar materiales físicos (como libros o fotos), este proceso debe estar bien planificado, ya que puede ser costoso. Es recomendable seguir las normas y estándares de digitalización establecidos para garantizar que todo esté bien hecho. También se debe decidir si crear un repositorio propio o unirse a un repositorio cooperativo ya existente.

PASO 2. Cobertura Legal

Es importante asegurarse de que todo el contenido que se suba al repositorio tenga los derechos adecuados. De acuerdo con la ley de propiedad intelectual, necesitarás la autorización de los autores o de sus herederos para incluir sus trabajos.

En muchos repositorios institucionales, los investigadores pueden subir versiones de sus artículos científicos, siempre y cuando esto esté permitido por las revistas.

PASO 3. Recursos

3.1.Hardware

Necesitarás servidores para almacenar el repositorio. Dependiendo de la cantidad de documentos y usuarios, puedes optar por un sistema local (en la institución) o externo (en la nube). Las decisiones clave incluyen:

Presupuesto: ¿Cuánto puedes gastar?

Volumen de documentos: ¿Cuántos archivos planeas almacenar?

Acceso y consultas: ¿Cuántos usuarios accederán al repositorio?

3.2.Software

La mayoría de los repositorios usan software libre, lo que significa que puedes obtenerlo sin tener que pagar licencias. Esto tiene varias ventajas:

Adaptabilidad: Se puede modificar según las necesidades.

Bajos costos: Es gratuito.

Independencia: No dependes de un proveedor específico.

Existen varios sistemas de software para repositorios, como DSpace y EPrints, que son muy populares. La elección dependerá del tipo de documentos que quieras almacenar. En el caso de España el más usado es DSpace.

Dspace es un software de código abierto para la creación de repositorios y bibliotecas digitales que provee herramientas para la administración de colecciones digitales. Soporta una gran variedad de datos, incluyendo libros, tesis, fotografías,videos, datos de investigación y otras formas de contenido.

3.3Metadatos

Los metadatos son la información que describe los documentos (como el autor, el título o la fecha). Es importante seguir estándares internacionales como el Dublin Core para asegurar que toda la información esté organizada y sea fácil de encontrar.

Se recomienda que los propios autores suban sus documentos al repositorio, añadiendo los metadatos básicos. Luego, un equipo de bibliotecarios puede revisar y completar la información.

Es aconsejable también implementar el uso de metadatos PREMIS: para asegurar la preservación a largo plazo de los objetos digitales del repositorio, y también de METS, otro estándar usado para codificar los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales, basado en XML.

Dentro de la descripción de los documentos, es fundamental otro aspecto a recalcar: Etiquetar y  los insights.

• Etiquetar estudios de investigación con la taxonomía de negocios adecuada y grupo de ayuda de meta-etiquetas, índice y reportes de insights buscables. 
• Agrupar o adicionar múltiples etiquetas no es un problema mientras ayuden a extraer inferencias inmediatas. 
• Etiquetar y compartir datos provee a los grupos de interés una mirada completa hacia el proceso de investigación, lo cual también ayuda a incrementar la adopción y el uso del repositorio de investigación. 
• Los agrupamientos pueden contener datos superpuestos, pero eso está bien para que todos los grupos de interés relevantes por trabajo, estudio de investigación, grupo de negocios y más obtengan acceso a los insights.

PASO 4. Implementación

4.1.Planificación de Tareas

Es crucial tener un calendario que establezca qué se hará y cuándo. Esto ayuda a no perder el rumbo del proyecto.

4.2.Publicación y Evaluación

Una vez creado el repositorio, es importante evaluar su visibilidad. Existen guías y herramientas para evaluar cómo está funcionando el repositorio, como la Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación . Enlace para su descarga

4.3.Preservación y Seguridad

Uno de los mayores desafíos es asegurar que el repositorio se mantenga seguro y accesible a largo plazo.  Los tres aspectos clave son: 

a) Preservación: Los datos no se perderán ni se dañarán.

b) Accesibilidad: Los usuarios podrán acceder a los datos sin problemas.

c) Comprensibilidad: Los datos seguirán siendo útiles, incluso con el paso de los años y el cambio de tecnologías. (superando la obsolescencia)

PASO 5. Promoción del Repositorio

El siguiente paso es dar a conocer el repositorio. 

Primero, es fundamental formar (instruir/orientar) a los usuarios dentro de la institución para que sepan cómo utilizarlo. Luego, se debe promover externamente para atraer más usuarios, utilizando herramientas en línea y redes sociales.

Al tener un repositorio bien organizado y promocionado, se asegura que los recursos digitales sean accesibles para todos y se mantengan a largo plazo.

Recursos para ampliar datos sobre el contenido del post.

Vídeo-ponencia de la Universidad Politécnica de Valencia (UPV) Creación de repositorios (Duración:13:23)

Recursos sobre DSPACE: 

Website

Vídeotutorial DSpace 7 como repositorio de datos (funcionalidades) Julián Timal - Experto técnico en DSpace 7

Vídeotutoriales Minitutoriales DSPACE 7.4

* La cultura del "Open Access" está cambiando la forma en que compartimos el conocimiento, haciendo que la investigación sea más accesible, transparente y útil para todos. Promueve la colaboración global y la igualdad en el acceso a la información, lo que puede acelerar la innovación y el progreso en diversos campos.