Normalización descriptiva en archivos, En la comunidad archivística hay una demanda que es la necesidad
de trabajar con formatos normalizados
para que la información contenida en los
documentos se pueda, además de compartir,
intercambiar.
La normalización de los elementos informativos contenidos en la
descripción archivística implica conocer
qué datos son realmente útiles a la hora de
intercambiar, para que sean éstos y no otros los
que normalicemos.
Los beneficios de la normalización en la descripción archivística son:
- Prácticas archivísticas homogéneas y adecuadas.
- Integración de archivos en un único sistema.
- Intercambio de información
- Mejora de identificación de fondos
- Control de series documentales fragmentadas
- Obtención de descripciones uniformes
- Homogeneización de las entradas y salidas de datos
- Mejora del acceso a los recursos archivísticos
- De aplicación a cualquier centro / cualquier recurso
Tenemos que tener claro la diferenciación de las normas. Hay normas de contenido y normas de intercambio.
Normas de contenido : ISAD (G) , ISDF, ISAAR (CPF), ISDIAH
Normas de intercambio: EAD, EAG, EAC-CPF, EAC
En este post tratamos las primeras.
ISAD (G)
Su uso debe aplicarse conjuntamente con las normas nacionales o ser la base de las normas nacionales.
La norma expone la representación de la información mediante 26 elementos agrupados en 7 áreas de información :
1.- Área de identificación: información esencial para identificar
la unidad de descripción.
2.- Área de contexto: información acerca del origen y custodia
de la unidad de descripción.
3.- Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal
de los documentos y la organización de la unidad de descripción.
4.- Área de Condiciones de acceso y uso: información acerca
de la disponibilidad de la unidad de descripción.
5.-Área de documentación asociada: información acerca de los materiales
que tengan una relación importante con la unidad de descripción.
6.- Área de notas: información especializada y que
no se puede acomodar en ninguna de las otras áreas.
7.- Área de control de la descripción: información sobre cómo, cuándo,
y por qué se ha preparado la descripción archivística.
Elementos esenciales de descripción
1. Código de referencia (signatura).
2. Título.
3. Productor.
4. Fecha (s).
5. Extensión de la unidad de descripción.
6. Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental).
ISAAR (CPF).
Sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de
entidades (instituciones, personas y familias), asociadas a la producción y a la gestión de archivos.
El objetivo fundamental de esta norma es ofrecer reglas generales para la normalización de las descripciones
archivísticas, en relación a los productores de documentos de archivos para asegurar la comprensión de conceptos,
en el contexto de gestión de los archivos.
La norma se estructura en cuatro áreas de información:
1.- Área de identificación: proporciona información que identifica unívocamente
a la entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado.
2.- Área de descripción: proporciona información pertinente sobre la naturaleza,
contexto y actividades de la entidad que se está describiendo.
3.- Área de relaciones: se consignan y describen las relaciones con otras instituciones,
personas y/o familias.
4.- Área de control: se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye
la información necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el
registro de autoridad.
Elementos esenciales del registro de autoridad
A. 1.- Área de identificación: Tipo de entidad.
B. 1.- Área de identificación: Forma autorizada del nombre.
C. 2.- Área de descripción: Fechas de existencia.
D. 4.- Área de control: Identificador del registro de autoridad.
La norma ISAAR contiene una serie de orientaciones sobre la forma en que se pueden establecer vínculos en el
marco de un sistema de descripción archivística. Estos vínculos se establecen entre los registros de autoridad
de archivos con cualquier otro recurso informativo de interés.
La información se puede establecer bajo las formas siguientes:
- Texto narrativo.
- Texto estructurado.
- Enlaces con los recursos relacionados.
Dado que la ISAAR aborda sólo una parte de los requisitos necesarios para el intercambio de información de
autoridades de archivos, se ha contemplado la necesidad de establecer un formato de comunicación adecuado
para todos los archivos que participen en dicho intercambio.
Este formato de comunicación es el denominado Encoded Archival Context (EAC) o Contexto Archivístico Codificado,
basado en la tecnología XML. Regula de manera detallada la estructura y codificación de datos de las
descripciones de instituciones, familias y personas, constituyendo un estándar para el intercambio/comunicación de descripciones conforme a la ISAAR (CPF).
ISDF
Esta norma proporciona elementos necesarios para:
1) Identificar los documentos generados por las
instituciones de acuerdo con sus funciones,
al objeto de facilitar su control y acceso.
2) Elaborar catálogos de funciones para identificar las
que duplican responsabilidades en la administración
pública
3) Identificar la documentación asociada tanto en
archivos históricos como administrativos
Estructurada en cuatro áreas de información:
1.- Área de identificación
2.- Área de contexto
3.- Área de relaciones
4.- Área de control
Elementos esenciales de la ISDF
Los elementos esenciales necesarios para realizar una descripción de función son tres:
1. Tipo, perteneciente al ÁREA DE IDENTIFICACIÓN, primera área de descripción.
2. Forma(s) autorizada(s) del nombre perteneciente al ÁREA DE IDENTIFICACIÓN, primera área de
descripción.
3. Identificador de la descripción de función, elemento que pertenece al ÁREA DE CONTROL, cuarta de la
descripción.
Vinculación de las funciones con las instituciones, los documentos de archivo y otros recursos
En el contexto de un sistema de descripción archivística, la ISDF establece la posibilidad de crear vínculos de
las posibles relaciones de las funciones con las descripciones de instituciones, documentos de archivo o de
cualquier otro recurso de información que se pretenda relacionar.
La ISDF proporciona tres elementos necesarios para efectuar dichas relaciones:
1. Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad relacionada.
2. Naturaleza de la relación.
3. Fechas de la relación.
ISDIAH
La norma International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH),
establece las reglas
generales para la normalización de la descripción de instituciones que conservan fondos de archivo.
Esta norma proporciona, principalmente, directrices prácticas para identificar y contactar con las instituciones
que tienen fondos de archivo, acceder a los mismos así como a los servicios que la institución ofrece.
Las descripciones realizadas según ISDIAH son útiles para describir instituciones como unidades dentro de un
sistema de descripción archivística, así como para servir de punto de acceso normalizado a las mismas, documentar
las relaciones entre las instituciones y los documentos de archivo que custodian.
La ISDIAH ha sido elaborada para utilizarse conjuntamente con la norma ISAD(G
Los elementos de la descripción están organizados
en 6 áreas de información:
1. Área de identificación: incluye la información que identifica unívocamente
a la institución que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado.
2. Área de contacto: proporciona información sobre cómo contactar
con la institución que se está describiendo.
3. Área de descripción: incluye la información pertinente sobre la historia
de la institución que se está describiendo, su estructura y política de ingresos, etc.
4. Área de acceso: consigna los datos correspondientes sobre el acceso a la institución
que se está describiendo: horario de apertura al público, acceso libre o restringido, etc.
5. Área de servicios: incluye la información necesaria relativa a los servicios técnicos
que la institución ofrece.
6. Área de control: identifica de forma univoca la descripción de la institución y se incluye
la información necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó la descripción.
Elementos esenciales de la ISDIAH A la hora de elaborar descripciones de las instituciones que conservan documentos de archivo, todos los archivos, todos los
elementos de esta norma son de gran utilidad, pero los siguientes elementos se consideran obligatorios:
1.- Identificador: 1.- ÁREA DE IDENTIFICACIÓN elemento 1.1
2.- Forma(s) autorizada(s) del nombre: 1.- ÁREA DE IDENTIFICACIÓN elemento 1.2
3.- Localización y dirección(es):
2.- ÁREA DE CONTACTO elemento 2.1
Vinculación de la descripción de la Institución archivística con los documentos
de archivo y sus productores.
La norma ISDIAH orienta sobre la manera de establecer vínculos en el contexto de un sistema de descripción
archivística, ofreciendo la posibilidad de establecer relaciones entre la descripción de las instituciones que
custodian los fondos de archivo con la descripción de otros recursos archivísticos existentes.
Esta norma proporciona tres elementos necesarios para efectuar dichas relaciones:
1.- Título e identificador del recurso archivístico relacionado.
2.- Descripción de la relación.
3.- Fechas de la relación.
4.- Forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador del registro de autoridad relacionado.
Para su mejor visualización acceder al siguiente ENLACE
Mencionar, sin profundizar,otras normas nacionales. Si queréis saber más de ellas, os adjunto los enlaces para ampliar más la información en relación a normativas archivisticas.
NEDA-MC definidas como: “una herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de archivo, orientada ón de documentos de archivo, orientada fundamentalmente a la mejora continua del acceso a estos recursos, e integrada por el conjunto de normas elaboradas por la CNEDA, con la participación de la comunidad archivística española”. Las NEDA, por tanto, van a ser aplicables a cualquier tipo de documento de archivo, cualquier tipo de Archivo y sistema de descripción archivística, estando adaptadas al actual contexto social y tecnológico, siendo compatibles con los principios teóricos de la descripción archivística, las diferentes normas internacionales y la práctica archivística española
Otras normas nacionales :
Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados en las descripciones de documentos de archivo
Norma de Descripción Archivística de Cataluña NODAC
Norma de Descripción Archivistica de Galicia (NOGADA)
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