Archivo: valores y niveles (II)

En esta segunda parte del post es el turno de hablar de los niveles de clasificación que hay en los archivos:

             ¡Empezamos! 

Tras una inicial operación que es la identificación de la documentación (se hablará de ello en futuros posts) se confecciona un esquema que clasificará y estructurará en "grupos" a los documentos.

Esta estructura es la base de sujeción de toda organización archivística.

Es imprescindible y de obligado cumplimiento hablar aquí del CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

El cuadro de clasificación es uno de los instrumentos más importantes en un archivo. Insistimos en la importancia de la creación y existencia del cuadro de clasificación ya que es la herramienta que permite la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento documental, teniendo  una doble importancia: 

- Proporciona una estructura lógica.

- Facilitar la localización conceptual.

A la hora de aplicar el sistema de clasificación más adecuado, debe responder a unas premisas, sin olvidar que toda clasificación y su cuadro de clasificación se basa en los principios teóricos de la archivística (procedencia y respeto al orden original

Delimitación. Cada fondo debe estar asignado a una única entidad de procedencia, de manera que quede claramente delimitada del resto de la documentación del archivo.

Unicidad. La edad de los documentos no debe considerarse como criterio de clasificación, los documentos deberán estructurarse independientemente de la fecha de creación.

Estabilidad. El cuadro de clasificación debe tener una estructura permanente y estable en el tiempo que refleje las funciones de la entidad de procedencia y que permita la suficiente flexibilidad como para albergar futuras funciones o cambios que se produzcan en la entidad.

Simplificación. Para mantener una estructura flexible y permanente, el cuadro de clasificación debe estar regido por su simplicidad.

Existen diversos modelos diferentes de cuadros de clasificación dependiendo de las características y necesidades de la institución de la que dependa el archivo.

Cuadro de clasificación orgánico. Sigue la la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para la organización. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, esto supone una modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación.
Cuadro de clasificación funcional. Refleja funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico . Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos.

Cuadro de clasificación orgánico-funcional. Supone combinar las ventajas de los dos modelos anteriores, convergiendo características de ambos. Así, las unidades mayores vienen definidas por la estructura orgánica de la institución mientras que las unidades intermedias tienen un carácter funcional.
Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos. Este modelo es una variación del modelo funcional. Permite una mayor interacción entre todas las unidades administrativas. Su principal debilidad radica en su lenta implementación ya que supone contrastar la información de la documentación con el personal directivo de la organización.

¡Entremos en materia! 

Schellenberg, establece que la clasificación  puede partir de tres elementos: 

Acciones

Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones, que son las atribuciones encomendadas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada. 

Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de unos servicios para el logro de aquellas. 

A su vez, estas actividades se plasman en un conjunto de trámites relativos a poner en marcha la actividad. 

Estructura orgánica

Los documentos se producen en las diferentes dependencias de cada entidad, por ello, deben ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización. 

Asuntos. Hacen referencia al contenido concreto del documento

Teniendo en cuenta estos elementos, los niveles de clasificación van relacionados. Para comprenderlo mejor, y de modo general, podemos aplicar que:

FONDO. Es el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.  Ejemplarizando de modo sencillo, vamos a imaginar que somos un archivo municipal. Como archivo municipal, generamos muchísima documentación la cual debe estar estructurada y agrupada de modo lógico.  (ACCIÓN = Fondo Municipal). 

Como todo nivel, se puede subdividir, dando lugar a SUBFONDOS.

Subfondos, son el  conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía, conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Para  ilustrar esto, podemos decir que un fondo municipal, puede tener un subfondo histórico, en el que ofrece información y testimonio de la actividad del ayuntamiento, parroquia y poder judicial, ademas de textos de autoria privada 

SECCIÓN .Es la división mayor dentro del fondo y conviene que concuerde con las funciones de las instituciones (se puede determinar fácilmente en el Organigrama de la entidad). (FUNCIONES = Secciones) Criterios de identificación:

 Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento interno o semejante, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.

 Debe pertenecer a un sistema de archivos.

 Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones delegadas.

 Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.

Siguiendo con el ejemplo, en un archivo municipal dentro de su Fondo Municipal, propiamente dicho, podemos encontrarnos con las secciones de Gobierno, Administración, Servicios ,,,, Es decir, funciones desarrolladas por la organización (Ayuntamiento)

Debemos recalcar, que como el fondo, la  sección se puede subdividir, dando lugar a subsecciones. Así, podemos tener (y casi siempre es así) en la sección de Hacienda, las siguientes subsecciones: Intervención, Financiación , Tributación, etc.

SERIES. Las series responden a una misma actividad o tipología documental (ACTIVIDAD=Series).

 Las series pueden ser de tres tipos:

1. tipológicas: que son las que tienen una misma tipología documental, generalmente determinada por la propia norma administrativa; que establece la clase, el formato, el autor, el trámite, la data y el contenido. 

2.de actividad: responden a una misma actividad y están formadas por varias series tipológicas. 

3.facticias: pueden existir en un archivo por motivos de instalación o conservación y por el tipo de materia o soporte.

Y volvernos a recalcar y a repetir, como todo nivel, las SERIES, no serán una excepción, éstas pueden subdividirse en SUB-SERIES (conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.)

Ejemplarizando: Si en el FONDO MUNICIPAL, propiamente dicho, tenemos la SECCIÓN de Hacienda, y en ella una SUBSECCIÓN que es Intervención, ésta contiene una SERIE que es PRESUPUESTOS,que a su vez se puede desglosar en SUB-SERIES: Presupuestos ordinarios y  Presupuestos extraordinarios. 

Y ya como último nivel, nos encontramos con  la UNIDAD DOCUMENTAL. El gráfico que proporciono expone que NO ES LO MISMO un tipo documental y una serie. 

Hay dos tipos de Unidad Documental:

a. UD compuesta: así se llama al expediente y se define como la unidad organizada de documentos reunidos bien por el producto para su uso corriente o bien durante el proceso de organización archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es además la unidad básica de la serie. 

b. UD simple: serían los documentos. Es la unidad documental archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Ej. una carta. No todas las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente pero los expedientes siempre están formados por unidades documentales simples.