Sigamos hablando de ... Digitalización.

Comenzamos este post aclarando y enfatizando que la digitalización va más allá de escanear documentos.

Es una pieza clave dentro de la transformación digital, que redefine cómo se crean, gestionan y ofrecen los servicios documentales en el entorno digital actual.

En bibliotecas, archivos, centros de documentación y de gestión informacional, este proceso es clave para la conservación, difusión y eficiencia operativa.

Existen varios TIPOS DE DIGITALIZACIÓN según su propósito:

• Duplicativa: crea copias digitales de documentos físicos, como escaneos.
• Nativa: produce información directamente en formato digital.
• Archivística: preserva documentos con valor histórico, científico o cultural.
• Probatoria: garantiza validez legal.
• Certificada: asegura integridad y autenticidad mediante técnicas como la firma digital.

Además, es importante diferenciar los TRES ENFOQUES FUNDAMENTALES en cuanto al proceso de digitalización:

1. Digitalización de documentos o información: Se centra en convertir contenidos físicos (libros, actas, manuscritos, etc.) en archivos digitales (PDF, JPG, etc.), facilitando su acceso y conservación.
2. Digitalización de procesos: Abarca la transformación de flujos de trabajo internos mediante herramientas digitales (por ejemplo, la gestión documental electrónica), optimizando la eficiencia y reduciendo el uso de papel.
3. Digitalización como modelo de negocio: Es un enfoque estratégico en el que las organizaciones rediseñan sus servicios y productos basándose en lo digital, como bibliotecas que ofrecen recursos 100% en línea o archivos con servicios de consulta y certificación remotos.

LOS PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN EN BIBLIOTECAS Y EN ARCHIVOS

Los proyectos de digitalización en bibliotecas se enfocan en convertir colecciones físicas a formato digital, mejorando el acceso, la preservación y la difusión de la información. 

Esto implica la transformación de materiales impresos, manuscritos, fotografías y otros objetos en copias electrónicas, utilizando tecnología de escaneado y conversión.

Los beneficios que se obtienen con la digitalización son:

Mayor acceso:La digitalización facilita el acceso a materiales bibliotecarios para un público más amplio, incluyendo usuarios a distancia, y permite la consulta simultánea por múltiples usuarios.

Preservación: La digitalización contribuye a la conservación de documentos frágiles o en riesgo, creando copias digitales para garantizar su disponibilidad a largo plazo.

Difusión: Los materiales digitalizados se pueden difundir fácilmente a través de internet, llegando a un público global y fomentando la investigación y el aprendizaje.

Flexibilidad y accesibilidad:Los documentos digitales son fáciles de editar, copiar, compartir y adaptar a diferentes dispositivos y formatos, lo que aumenta la accesibilidad para personas con discapacidades.

Búsqueda y organización: La digitalización facilita la búsqueda y la organización de información, utilizando herramientas de búsqueda avanzadas y metadatos para mejorar la navegación.

Los proyectos de digitalización en archivos buscan convertir documentación física en formato digital para facilitar su almacenamiento, acceso y conservación. Esto implica escanear documentos, procesar la información y crear metadatos para una mejor organización y búsqueda.

Pasos clave en un proyecto de digitalización de archivos:

1. Planificación y objetivos: Definir claramente los objetivos del proyecto, el alcance de la digitalización (qué documentos se incluirán), y las necesidades de acceso y uso de la información digitalizada.
2. Preparación del archivo:  Preparar el archivo físico, incluyendo la identificación, organización y evaluación de los documentos a digitalizar.
3. Digitalización: Escanear los documentos con la calidad y resolución adecuadas, y asegurándose de que la digitalización sea legible y de alta calidad.
4. Procesamiento y edición: Editar las imágenes digitalizadas, realizar OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) si es necesario, y crear metadatos para cada documento.
5. Almacenamiento y organización: Almacenar los documentos digitalizados en un sistema seguro y organizado, utilizando herramientas de gestión documental.
6. Difusión y acceso: Asegurar que los documentos digitalizados estén disponibles para el acceso y uso, mediante la creación de una interfaz de búsqueda y navegación.

Beneficios de la digitalización de archivos: 

Ahorro de espacio: Reducir el espacio físico necesario para almacenar la documentación.

Aceleración del acceso a la información: Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos.

Mejor conservación: Proteger los documentos originales de daños y deterioro.

Reducción de costes: Disminuir los costos de almacenamiento, mantenimiento y gestión de archivos.

Mayor facilidad de uso: Permitir que los usuarios puedan consultar y compartir los documentos desde cualquier lugar.

Fuentes a consultar para obtener más información.

“¿Qué Es La Digitalización y Cuáles Son Sus Ventajas?” Blog de HubSpot, https://blog.hubspot.es/sales/que-es-digitalizacion-empresas. Acceso: 2 mayo 2025.

Fominaya, P. R. Fominaya, Paco Ramírez. “5 EJEMPLOS DE DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS EXITOSOS.” DATADEC SA, DATADEC S.A., 26 Apr. 2024, www.datadec.es/blog/5-ejemplos-digitalizacion-de-procesos-exitosos. Acceso: 2 mayo 2025.

Fominaya, P. R.Fominaya, Paco Ramírez. “5 CONSECUENCIAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE EMPRESAS.” DATADEC SA, DATADEC S.A., 2022, www.datadec.es/blog/consecuencias-de-la-digitalizacion-de-empresas. Acceso: 2 May 2025.

Iglesias, L. Iglesias, Laura. “Proyectos de Digitalización de La Subdirección General de Coordinación Bibliotecaria.” CCB, 3 July 2023, www.ccbiblio.es/proyectos-de-digitalizacion-de-la-subdireccion-general-de-coordinacion-bibliotecaria/. Acceso: 2 May 2025.

Bibliotecaria, C. D. C. Bibliotecaria, Consejo de Cooperación. “Recomendaciones Para Proyectos de Digitalización de Patrimonio Bibliográfico y Fotografía Histórica.” Travesía, 21 Sept. 2021, travesia.mcu.es/items/5d79e791-cb19-4a3d-80d3-0f53f0fa64ac. Acceso: 2 May 2025.