La pandemia (COVID-19), el confinamiento y todas sus consecuencias a nivel económico, empresarial y social, supusieron un fuerte punto de inflexión. El individuo, tanto a nivel individual (personal) como a nivel colectivo (sociedad), se “vio obligado” a adaptarse y a experimentar nuevas formas de trabajar, formarse y relacionarse.
Creo que esa situación, ese
momento considerado ya histórico, actúo como catalizador de una transformación
tecnológica, una tecnología que despertó dando lugar a una gran preocupación
relacionada también con la
sostenibilidad ambiental. Apareciendo no solo la iniciativa de la reducción del
uso del papel, sino también, el incremento de los entornos digitales y la
adopción acelerada de soluciones tecnológicas. Con todo esto, se produjo un
notable impulso en el ámbito de la digitalización, especialmente en el
tratamiento, la gestión y el intercambio de datos e información.
Esta introducción, me sirve como
punto de partida para analizar la evolución que ha tenido y tiene la
digitalización: De una “básica” hacia una “inteligente”, como también a la
progresiva incorporación de la inteligencia artificial (IA) en procesos relacionados,
tal y como la estamos observando hoy por hoy.
La digitalización inteligente
representa un cambio, una transición, respecto a los procesos tradicionales de
digitalización documental. Mientras que el escaneo convencional se limita a la
creación de copias digitales estáticas —imágenes o PDFs sin estructura
semántica—, la digitalización inteligente persigue la extracción,
interpretación y explotación del contenido informativo de los documentos,
integrándolo de forma dinámica en los sistemas de información de la
organización.
Desde la perspectiva
archivística, este enfoque trasciende la mera conversión de soporte y se alinea
con los principios de la gestión documental a lo largo del ciclo de vida. Los
documentos digitalizados dejan de ser objetos pasivos para convertirse en
activos informacionales, capaces de alimentar procesos administrativos,
analíticos y de toma de decisiones.
Todas, estas herramientas, llamémoslas así, no
solo nos permiten transcribir el contenido, sino que identifican tipologías
documentales, extraen metadatos, permiten clasificar documentos acordes a
cuadros de clasificación predefinidos, e incluso detectar relaciones entre documentos
y expedientes. Todo esto, en el campo de la archivística, es crucial, ya que la
correcta contextualización, autenticidad y trazabilidad (elementos esenciales)
se garantizan.
Rasgo distintivo de
la digitalización inteligente: Integración.
Vuelvo a incidir que ahora el
proceso de digitalización no es una tarea aislada, ni es la creación de
imágenes planas, que únicamente se renombraban para relacionarlas y con el
único fin de copia, acceso y/o preservación. Ahora, destaca su integración
nativa con sistemas: sistemas de planificación de recursos (ERP), de gestión de
relaciones con clientes (CRM) o los sistemas de gestión documental y de
archivos electrónicos (SGDEA).
La evolución muestra un
desplazamiento progresivo del soporte al
contenido y del documento a la
información. Ahora los documentos digitales se convierten en nodos activos
dentro de los sistemas de información.
Para explicarlo mejor, los documentos digitalizados no se
almacenan de forma aislada, sino que se vinculan directamente con procesos, expedientes
electrónicos y flujos de trabajo. Ejemplo:
-
Facturas, contratos integrados en sistemas ERP
-
Correspondencia y comunicaciones asociadas a
registros en CRM
-
Documentación administrativa incorporada a
expedientes electrónicos conforme a esquemas de metadatos normalizados (ISO
23081, ENI, MoReq, … )
Esta
INTEGRACIÓN refuerza el papel del archivo como una infraestructura estratégica
de información, ya no es solo un mero depósito documental.
En los diagramas, he establecido las etapas (generaciones)
de digitalización. Cada etapa representa un salto cualitativo en capacidades,
integración y valor archivístico. La evolución no es sólo tecnológica, es
también conceptual y profesional.
1º Generación
(etapa). Tradicional
2ª Generación
(etapa). Avanzada
3ª Generación
(etapa). Inteligente
¿Qué implica para la
gestión documental y para la archivística la adopción de la digitalización
inteligente?
Sin ninguna discusión, la
redefinición del rol profesional del archivero y del gestor documental. Su
función se orienta cada vez más en:
-
Diseño de modelos de metadatos y normas/reglas
de clasificación.
-
Supervisión de la calidad y fiabilidad de los
procesos automatizados.
-
La garantía del cumplimiento normativo
(protección de datos, conservación, acceso, eliminación)
-
La preservación a largo plazo de documentos
digitales auténticos y fiables.
-
Además del planteamiento de retos éticos y
técnicos, relacionados con la transparencia algorítmica, la preservación del
contexto archivístico y la sostenibilidad de los sistemas tecnológicos.
El archivero pasa de “describir
documento a documento” a diseñar reglas, modelos y
controles de calidad. Pero esto, no implica convertir a los
profesionales de los archivos y de la gestión documental en expertos informáticos,
sino de hacer que la tecnología respete la lógica archivística.
Otro aspecto a tratar, el valor archivístico no es estadística, ni estudio cualitativo. Las herramientas a
usar, en la que incluimos la IA, no evalúan valor jurídico, histórico,
administrativo sin criterios expliciticos. La valoración sigue y debe seguir
siendo una decisión profesional humana, aunque sea apoyada y auxiliada por
análisis automatizados.
También se debe tener cautela a
la hora del diseño de estos sistemas inteligentes, como premisa: que se
preserve el contexto, aunque el acceso sea temático o semántico. Con otras
palabras, el modelo conceptual archivístico debe preceder a la automatización, no
al revés.
Para terminar y como resumen, he elaborado una tabla sobre la evolución en la gestión documental y en el ámbito archivístico.
