Los archivos ¿cuántos tipos de archivos hay?

 

¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

De todas las definiciones que nos podemos encontrar, destacamos:

1) Los documentos son los que componen el archivo. Se trata de un conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material.

2) El archivo lo genera cualquier persona física o jurídica: un individuo, una familia, un organismo público o privado y que administra la documentación.

3) Un archivo se forma mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad, que da lugar a la tramitación de asuntos diversos, cuya plasmación se materializa en forma de documentos. Es un proceso natural y es lo que le da su característica de conjunto orgánico.

4) Se producen para el servicio de la gestión administrativa y para el servicio a los ciudadanos, ya sea para la investigación, la cultura y la información.

5) Además, teniendo en cuenta la segunda parte de la definición, para que un archivo sea tal, debe cumplir con una serie de funciones: reunir, conservar, ordenar y difundir. Vicenta Cortés Alonso las agrupa en tres: (recoger, conservar y servir).

Para tratar sobre la TIPOLOGÍA DE ARCHIVOS, tenemos que aplicar unos CRITERIOS.

CRITERIO 1.  Archivos por su organización

Podemos hablar de: 

Centralizados. Hay una unidad dentro de la entidad/empresa donde se encarga de forma especifica el manejo y tratamiento de los documentos que se generan y se almacenan y difunden.

Descentralizados. Se trata de un tipo de organización donde cada unidad/departamento de la empresa/entidad se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo.

Mixtos. Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto en los registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo central».

CRITERIO 2. Por su frecuencia de uso

Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la empresa, de la entidad. 

Distinguimos:

Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotaran su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles.

Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley de Archivos exige un periodo de conservación.

CRITERIO 3. En función de su titularidad, se habla de archivos estatales (dependientes de la Administración General del Estado), autonómicos (dependientes de las Administraciones Autonómicas) o locales (dependientes de los Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, etc.).

Siguiendo este mismo criterio ,el de titularidad, también puede hablarse de archivos públicos o privados. 

CRITERIO 4. Según su ámbito , los archivos pueden ser clasificados en civiles, militares o judiciales.

CRITERIO 5. Según su finalidad, nos encontramos con:

Archivos administrativos, que son aquellos que sirven a la gestión administrativa. En los archivos administrativos se guardan los documentos mientras estos tienen vigencia administrativa. También se les denominan archivos abiertos o vivos.

Archivos históricos, que son aquellos que reúnen de forma organizada documentos que, tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor nuevo, que es el valor de prueba para la investigación histórica

CRITERIO 6. Por la edad de los documentos que contienen, nos encontramos con:

Archivos de oficina, que son aquellos que reúnen a los documentos de producción reciente y, por lo tanto, que aún se encuentran en fase de tramitación. Esta etapa se corresponde con la fase prearchivística, donde los documentos son de consulta casi permanente, por lo que se tiene que tener fácil acceso a los mismos. 

En esta etapa los documentos están ubicados en la misma oficina que los ha producido, y están bajo su responsabilidad y manejo directo.

Archivos de depósito central. Estos archivos están formados por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución, y aquí se conservan hasta los 20 o 30 años. Se trata de una documentación que aún tiene valor primario, por lo tanto, aún tiene o puede tener vigencia administrativa, pero su consulta es cada vez menor. Esta documentación ya queda bajo el control del personal técnico especializado, y debe ser tratada estableciendo criterios de clasificación y ordenación. Normalmente se encuentran ubicados en el mismo edificio de la institución.

Archivos de depósito intermedio, los cuales están formados por las series documentales que han sido transferidas desde los archivos centrales de los diferentes organismos que integran la estructura de la entidad que se trate.. Se conserva la documentación hasta los 50 años, que es el tiempo medio aproximado en que un documento ha perdido toda su vigencia administrativa. Los documentos que integran estos archivos han ido perdiendo valor primario y adquiriendo un valor secundario. Cuando los documentos llegan a este archivo se empieza a pensar en la selección o expurgo.

Archivos históricos o de depósito permanente. La documentación en ellos contenida sólo tiene valor secundario (histórico, cultura, investigación). Ha sido seleccionada anteriormente y permanecerá en este depósito de forma indefinida ó permanente.

Aparte de estos criterios más conocidos, también mencionados que  según el  fondo documental que posean, se habla de archivos singulares (son aquellos que conservan los documentos de una sola institución) y archivos múltiples (aquellos archivos que conservan los documentos de varias instituciones).

Para terminar, decir que existen numerosos principios para poder establecer numerosas tipologías de archivos: En cuanto al soporte que conservan y se almacenan (archivos físicos, archivos digitales , archivos híbridos ... ) Según el medio de transmisión (Archivos de imagen, audiovisuales, etc.)

Este post, está disponible también en mi canal podcasting "Las TICs de María Isabel Ruibal" , además de este tema, tenéis la posibilidad de escuchar otros podcast relacionados con el mundo de los archivos, bibliotecas, y sobre transformación digital. 

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