Se define la GESTIÓN DOCUMENTAL como el conjunto de procesos a efectuar para gestionar documentos y archivos dentro de una organización siempre apoyados por un conjunto de normas técnicas y de buenas prácticas.
Hoy en día, esta gestión documental debemos relacionarla con Internet y las plataformas de almacenamiento online que existen, entiendo esto como gestión documental en la nube. De esta forma, podemos definir la gestión documental como la forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada en la que se pueda acceder de forma fácil y sencilla.
Permitiendo recuperar rápida y cómodamente la información que contienen los documentos, modificarla, clasificarla, ordenarla, etc. Con la utilización de unos razonamientos de economía y racionalización, se presenta la posibilidad de eliminar documentos, para ahorro de espacio, o por escaso uso, o por capacidad de utilidad, además de guardar aquellos que contienen aún sus valores primarios (de información, probatorios, testimonio...)
Se tiende a mezclar o confundir el DMS (Document Management System o Sistema de Gestión Documental) con otros dos términos: sistemas de gestión de contenidos (CMS) y gestión de contenidos empresariales (ECM).
Mientras que un sistema de gestión de documental se centra en todo el ciclo de vida de un documento, desde el proceso de digitalización hasta el almacenamiento, pasando por el uso compartido y la publicación, un sistema de gestión de contenidos empresarial o un sistema de gestión de contenidos gestiona todo tipo de contenidos como vídeos, imágenes, medios con tecnología avanzada, correo electrónico, páginas web, etc.
Para tenerlo claro un DMS es una solución digital dedicada al almacenamiento, seguimiento y archivo de documentos
¿QUIENES UTILIZAN LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
La empresas, asociaciones, entidades, que generan, almacenan y comparten y difunden documentación a diario, como producto de su actividad profesional y laboral, sin tener en cuenta su tamaño, se pueden beneficiar de las técnicas de gestión documental[1].
En pocas palabras y más claro, utilizan la gestión documental las organizaciones, entidades, instituciones, centros que basan su trabajo diario en gestionar documentos, y aquí incluímos lógicamente a las bibliotecas, archivos y museos.
El objetivo central de un DMS, independientemente de si la entidad es grande, mediana o pequeñas garantizar la organización y el control de todos los documentos a través del análisis y el seguimiento constante : custodia, optimización de los procesos, reducción de tiempos de consulta, aumento de seguridad.
Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio
VENTAJAS DEL USO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
No hay necesidad de esperas para localizar un documento. La localización es inmediata y su gestión cuando es necesario. Y si contamos con un sistema de gestión documental en la nube, el acceso a los archivos y documentos se puede realizar en cualquier lugar. (AHORRO DE TIEMPO)
Integración de aplicaciones. Esto es una capacidad que elimina la entrada de datos repetitivos y permiten un flujo de información sin altibajos. Con esto, se ahorra tiempo y esfuerzo, además de garantizar la integridad y precisión de los datos. (MEJORA DE RECURSOS)
Eficiencia con su relación de ahorro de tiempo y económico. (EFICIENCIA y EFICACIA)
Los documentos y archivos se pueden compartir y realizar colaboraciones entre usuarios. El acceso por niveles garantiza la integridad y evita errores innecesarios como borrados accidentales, edición no aprobada, etc., implica un mayor control de la información. (UNIFICACIÓN DE PROCESOS)
Con el uso de la categorización documental, es decir el uso de etiquetas, el establecimiento de clases, categorias, subcategorias, tipos y metadatos, los documentos son más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Las palabras clave son garantías de recuperación óptima de información en la realización de búsquedas.
LA NUBE Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La aparición del Cloud Computing, que no es más que el uso de una red de ordenadores remotos alojados en Internet, lo cuales sirven para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de hacerlo en un servidor local o en un ordenador personal.
Significa que el ordenadores, dispositivos y programas son proporcionados como un servicio de otra empresa a través de Internet.
En la siguiente infografía presento de modo resumido los pros y contras del uso de la Nube en la gestión documental.
CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
A continuación enumero las características más claras y básica que todo programa de gestión documental presenta :
- Ofrece llevar a cabo las labores diarias de un modo más sencillo, rápido y económico.
- Ofrece acceso instantáneo a todos los archivos para el desarrollo de la actividad diaria.
- Es la solución al ahorro del espacio físico. Y no solo espacial, también temporal, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
- Evita duplicados, atenúa o hace casi desaparecer el uso del papel (paperless / Oficina sin papeles)
- Indexación de los documentos, con su almacenamiento y descripción (metadatos) y la mejora en el flujo del trabajo. Centralizando y unificando los procesos.
ETAPAS A REALIZAR A LA HORA DE IMPLEMENTAR EN NUESTRA ENTIDAD UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Establecemos 3 etapas y dentro de cada unos pasos a dar.
1. Antes ... ¡Planificar! En esta etapa, nos ocuparíamos de la clasificación documental por categorías (funciones). Analizaríamos cada categoría (actividad) en donde se establecería que nombre y código pondríamos. También tendríamos que ser conocedores del proceso que siguen esos documentos, que agentes (personas) toman parte en cada parte del proceso. El saber que tipo de metadatos se aplicaría (para poder buscar y localizar con rapidez, generar plantillas o extraer informes)
El uso de plantillas y/o modelos. Ser sabedores que tipo de técnicas e instrumentos de gestión documental se trabajaría (firma digital, control de versiones...). Permisos y seguridad a emplear.
2. Durante ... el generar nuevos documentos, el escaneo o digitalización de documentos impresos. Disponer de herramientas de colaboración como recordatorios, comentarios, etc.
La realización de consultas y búsquedas por diversos criterios (metadatos, carpetas ... )
Manejar la exportación de datos (metadatos) en diversos formatos (csv, excel, xml ...)
Os dejo a continuación un link a una presentación que he realizado sobre los 10 procesos que se implementan con un sistema de gestión documental :
10 procesos que se implementan con un sistema de gestión documental
[1] 1.Ruesta C. Normas técnicas y estándares relacionados con la gestión documental [Internet]. [cited 2021 Jan 16]. Available from: https://www.exabyteinformatica.com/uoc/Informatica/Analisis_del_contexto_organizativo/Analisis_del_contexto_organizativo_(Modulo_4).pdf
Blog especializado en gestión documental, de la información y de los contenidos [Internet]. Carlotabustelo.com. 2020 [cited 2021 Jan 16]. Available from: http://www.carlotabustelo.com/index.php?option=com_content&view=section&layout=blog&id=6&Itemid=57&lang=es
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