Como introducción al video que difunde MasterD sobre el registro y sellado, operaciones que abarca lo que denominamos RECEPCIÓN DE MATERIAL EN LA BIBLIOTECA, explicamos brevemente tales procesos:
Una vez que se reciben los documentos en la biblioteca, previamente comprobados su estado físico, hay que incorporarlos al fondo o colección de manera que queden marcados y en cualquier momento se pueda demostrar su pertenencia a la biblioteca.
La "marca de propiedad" se compone de dos elementos: el número de registro y el sello de la biblioteca.
El número de registro es un número o de inventario que se asigna a cada documento en el momento en que ingresa en la biblioteca. Puede ser un número correlativo sin más, o recomenzar en 1 cada año; en este último caso, el año (o, al menos, los dos últimos dígitos del mismo) forman parte del número de registro. Por ejemplo:
R. 1123 (forma parte de una secuencia correlativa simple)
R. 97-1123 (es el documento 1123 que ingresa en la biblioteca en 1997)
La función del número de registro es doble:
- indicar cuántos documentos hay en la biblioteca;
- distinguir los ejemplares en los préstamos, recuentos, etc.
Al registrar hay que tener presente que a cada documento individual, es decir, a cada ejemplar, le corresponde un número de registro.
Así pues, los ejemplares idénticos del mismo documento llevan distinto número de registro, mientras que los volúmenes o partes de una obra llevan un número de registro único.
Muchas veces, dependiendo del procedimiento interno de la biblioteca, se puede observar que dependiendo el soporte esto puede variar.
El número de registro se escribe en el propio documento, generalmente precedido de R.
Si se trata de un libro, se escribe en la portada; en las publicaciones periódicas, en la cubierta o en la página siguiente; en los discos, casetes, vídeos y disquetes, en la etiqueta adherida al documento y en la carátula o funda de papel que acompaña al envase.
En los mapas, fotografías, diapositivas y otros materiales gráficos también conviene que el número de registro figure tanto en el documento mismo (en un lugar donde no dañe las imágenes) como en el envase.
Junto al número de registro se estampa el sello de la biblioteca, que también se aplica -en el caso de los libros- en una página determinada, elegida arbitrariamente.
La razón de sellar un libro siempre en el mismo lugar es que, si el sello fuera borrado, su rastro serviría para demostrar que el libro es propiedad de la biblioteca.
Conviene que el sello sea de pequeño tamaño y que no dañe, al aplicarse, las ilustraciones ni el texto del documento.
Agradecimientos a MasterD por la difusión del vídeo.
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