Todo proceso tiene que estar sometido a examen. Esta revisión y control aporta pros y contras, los puntos fuertes y puntos débiles de los cuales está formado.
Buscar soluciones, establecer pautas y aplicar lo analizado, es lo que a "grosso modo" podemos decir que es lo que una AUDITORIA realiza.
Y el mundo archivístico no se queda apartado en esto.
Antes de centrarnos en la materia en sí, vamos a exponer unos términos generales que dependiendo del ámbito se aplica, son los mismos.
Una auditoria es una revisión de la calidad de los procedimientos administrativos y verificación de que se cumplan.
Las auditorias pueden ser internas o externas según las realice una dependencia de la misma entidad o compañía o externas cuando las realiza otra entidad.
Además las auditorias pueden ser de distinto tipo: financieras, de gestión, ambientales, dependiendo del objeto del examen.
En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.
TECNICAS DE AUDITORIA (Gráfico)
Son herramientas o métodos prácticos de investigación que usa el auditor para obtener la Evidencia y fundamentar su opinión en el informe
La Técnica del Estudio General . La técnica del Análisis . La técnica de la Investigación
La técnica de la Comprobación . La técnica de Hechos Posteriores . La técnica de la Inspección
La técnica de la Confirmación . La técnica de Certificación . La técnica de Observación
Un aspecto importante a considerar es que en general las auditorias no tienen por objeto detectar fraudes, sino revisar los procedimientos con los que se trabaja con el objeto de mejorarlos y señalar errores.
La detección de fraudes es un subproducto de la auditoria, pero no está enfocada a ello.
Tras esta extensa introducción general, vamos a lo que nos ocupa!
Toda auditoría al proceso de gestión documental se ocupa el verificar el cumplimiento y desarrollo de las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad. Desde su producción y/o recepción hasta su destino final, facilitando
su utilización y conservación, de acuerdo a la normativa vigente y en cumplimiento a las metas y objetivos a alcanzar.
Nos ocuparemos a tratar y exponer que conlleva una auditoria de información y una auditoria archivística..
La metodología empleada para la realización de la auditoria archivística se basa en las
mejores prácticas y estándares internacionales y que se establecen en cumplimiento
de los siguientes niveles de la gestión documental:
Nivel estructural. Verificar que el sistema institucional de archivos esté formalmente
establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos,
financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo,
regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de
la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se
conservan los documentos de archivo.
Nivel documental. Comprobar la elaboración y actualización de los instrumentos de
control y consulta archivística, para propiciar
la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los
archivos.
Nivel normativo. Revisar el cumplimiento de las disposiciones, normativas vigentes y aplicables a regular la producción, uso y control de la documentación,
de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad
interna de cada institución, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso
a la información, clasificación de la información y protección de datos personales.
El cumplimiento de estos niveles se irá observando de acuerdo con el orden
jerárquico y estratégico de los elementos que conforman el sistema institucional de
archivos.
Todo INFORME de una auditoría debe reflejar:
1.Alcance. (Gestión Documental de un determinado archivo/entidad)
2.Objetivos. Se debe de exponer cual serán los objetivos generales y los específicos.
3.Marco legal. No solo el marco normativo y legal sino también el marco conceptual, en el cual se reflejará todos las fases o etapas que conlleva el proceso de la gestión documental, enumerando las actividades, citando la unidad responsable y los instrumentos de uso y apoyo en cada fase o etapa.
Para que se entienda, pongamos un ejemplo, estamos ante la auditoría de la gestión documental de un archivo municipal. Una de las fases de toda gestión documental, es:
el TRÁMITE DE DOCUMENTOS, lo definiríamos (Es el curso dado a los documentos desde su etapa de
producción hasta el cumplimiento de su función administrativa) Las actividades que lo conforman son: Revisión, registro, asignación, digitalización y
distribución. Para la respuesta se contemplarán
actividades como análisis de la solicitud,
compilación de la información, preparación de la
respuesta y envío.
El responsable o unidad responsable : Gestión Documental y
Responsable de cada
área
Registro de consulta: Procedimiento
trámite de
correspondencia
4.Metodología. Se expondrá los materiales de apoyo y consulta para la realización del informe de auditoría, así como las etapas a realizar.
5.Resultados.
6.Evaluación de Riesgos.
7.Observaciones. En donde figurarán los puntos fuertes y los puntos débiles .
8.Recomendaciones.
9.Plan de mejora.
Auditoría de información.
Nos permite analizar y evaluar los recursos informativos de una organización así como los usos que hacemos de ellos en el marco estratégico particular que le aplica. Nos permite conocer el estado REAL de la gestión de información para con ello tomar decisiones encaminadas a su mejora.
La estructura de transformación de la información en conocimiento sigue el siguiente esquema, en el que como podemos observar se establecen además los procesos de evaluación necesarios (análisis de necesidades, auditoria de la información, y auditoria del conocimiento):
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| http://www.ainia.es/insights/auditoria-de-la-informacion-y-gestion-del-conocimiento/ |
La auditoría de información, aplicada a la gestión de documentos se puede categorizar en tres tipos:
1. Se relaciona con la evaluación de la situación actual de la gestión de documentos en la organización. Con objeto a realizar un diagnostico de la gestión de documentos y la elaboración de un plan de acción.
2. Está encaminado a identificar el cumplimiento de políticas y procedimientos de gestión de documentos, con objeto de establecer los puntos de mejora en los métodos y procesos de la organización.
3. Su fin es identificar la efectividad de los recursos documentales de la organización, de modo que se minimice al máximo el silencio y el ruido documental, en la satisfacción de los requerimientos de información de la organización
Posibles resultados de la auditoría de información
1. Balance de los procesos y actividades de la gestión de documentos en la organización.
2. Identificación de puntos críticos y cuellos de botella, lo que permite establecer las acciones de mejora para minimizarlos.
3. Se da prioridad a las áreas con problemas y los problemas como tal.
4. Permite el diseño de distintos mapas documentales.
5. Permite la identificación de expertos en temas puntuales.
6. Verificación del cumplimiento de los requerimientos normativos y legales.
7. Identificación de las necesidades y expectativas de la organización, en lo relacionado con la gestión de documentos.
8. Establecimiento de estrategias inherentes a la gestión de documentos , por ejemplo, implementación de tecnologías de información, bases de datos, etc.
9. Elaboración del plan de acción y proyectos relacionados con la gestión de documentos.
Beneficios que se pueden obtener al realizar la auditoría de información:
1. Identificar obstáculos o riesgos en la gestión de documentos, y los sobrecostos en que incurre la organización por este concepto (reprocesos, duplicación, errores, pérdidas, etc.).
2. Evidenciar la situación actual de la gestión de doc umentos en la organización, que es a la vez, soporte fundamental para ratificar la necesidad de implementar las estrategias de gestión documental y la puesta en marcha del plan de acción.
3. Ayudar a la organización a conocer y comprender los flujos documentales con que cuenta, al igual que permite demostrar lo que ganaría al contar con una eficiente gestión de sus documentos.
4. Establecer los requerimientos de información interna de la organización e identificar los doc umentos que satisfacen esos requerimientos, lo que redundará en una utilización más efectiva de la información.
5. Mostrar a la organización cómo una efectiva gestión de los documentos puede contribuir al logro de sus objetivos organizacionales, y agregar valor al negocio.
6. Expandir caminos para implementar procesos de gestión de información y conocimiento.
La auditoría de información, debe ser aplicada a los procesos relacionados con la gestión de documentos; de esta forma, se garantizará que los procesos inherentes a ésta se encuentran alineados a la estrategia de la organización y responden a las exigencias del entorno, que cumplen, además, con los requerimientos normativos y legales, y principalmente, que satisfacen las expectativas de la organización, buscando incluso superarlas permanentemente.
De esta forma, los procesos relacionados con la gestión documental se mejorarán continuamente de acuerdo con las exigencias del mercado, el entorno y la organización; contribuirán a la reducción de costos de la organización; y garantizarán que la información y los documentos que la organización realmente necesita estén siempre disponibles y accesibles.
Recursos de interés:
Una excelente página que trata sobre todo esto, con un contenido claro, cercano y con un lenguaje natural y que se convierte en una maravilloso recurso de consulta es la de Gerencie.com Auditoría de la información
López, C. (2021) AUDITORIA ARCHIVISTICA EN LOS PROCESOS TÉCNICOS Y OPERATIVOS - ppt descargar, Slideplayer.es. Available at: https://slideplayer.es/slide/13709090/ (Accessed: 9 January 2021).
Otro recursos que nos ofrece una amplia información es: Cómo realizar una auditoria a los sistemas de información de una organizaciónorganizacion-2
