Hablemos ... sin confusión, sobre términos.

En este post nos dedicaremos a la aclaración de términos que en ocasiones se mezclan, o se usan no correctamente.

Todo esto puede pasar por comodidad, costumbre, no tener conceptos claros o simplemente que relacionamos término y definición con nuestra "propia" lógica.

En temas de catalogación, muchas veces el término de "registro" se nos complica, a continuación vamos a aclarar algunos :

Partimos diciendo que el REGISTRO BIBLIOGRÁFICO contiene una serie de elementos que identifican de modo unívoco cada una de las partes que se divide un item ("cualquier documento, libro, publicación u otro registro de la comunicación humana; cualquier grupo de documentos o partes de un documento tratados como una entidad”, como indicaron Gredley y Hopkinson en 1990.

Los requisitos funcionales básicos para registros bibliográficos se definen según las necesidades que tiene el usuario.

Éste quiere: 1. Encontrar una entidad (investigación), 2. Identificar una entidad (pertinencia), 3. Seleccionar una entidad (búsqueda), 4. Acceder (obtener el texto completo online o pedirlo prestado)

Algunos términos relacionados que suelen confundirse o asemejarse al concepto de registro bibliográfico son los conceptos de ASIENTO y FICHA BIBLIOGRÁFICA.

Por un lado, el asiento bibliográfico va unido a los campos del registro bibliográfico, ya que por cada campo o término de acceso a un documento se puede sacar un registro bibliográfico; este proceso forma el asiento bibliográfico.

Por otro lado, la ficha bibliográfica es el formato, llamémoslo impreso, del registro bibliográfico, de uso más moderno y asociado a los sistemas de información y los ordenadores. “En cualquier caso, todos estos términos se refieren al producto de la catalogación, que nos permite identificar e indicar los datos formales y aparentes del documento original, distinguiendo cada unidad de las demás.” (Ríos Hilario, 2003: 24)

Registros captados Son aquellos que no son fruto de la catalogación original, sino transferidos de forma individualizada a nuestro catálogo desde catálogos de otras bibliotecas o catálogos comerciales. Una vez captados hay que revisarlos y completarlos.

Registros cargados Son aquellos que, provienen de una base de datos externa y se incluyen en el catálogo de forma automatizada y generalizada (no de uno en uno).

Registros completados y/o revisados Son aquellos que, partiendo de un nivel mínimo o básico, alcanzan el completo mediante un trabajo posterior. Además también se revisan y comprueban los puntos de acceso normalizados, según los registros de autoridades de la BUC.

Registros copiados Son aquellos que reproducen un registro ya existente en nuestro propio catálogo con el fin de reutilizarlo para otro documento.

Retroconversión Es un tipo de catalogación original que se centra en fondos existentes en la colección de la biblioteca y que, incluso en algún caso, podían estar ya catalogados de forma manual (fichas), pero que no estaban incluidos en el catálogo automatizado. 

 

En cuanto a publicaciones, la exposición se amplia, por lo que he optado en establecer la definición para poder mostrar la diferencia entre ellas. 

Hablaremos de las siguientes :

Hoja Suelta. Todo impreso con menos de cinco páginas

Libro. Publicación impresa de 49 o más páginas, de carácter no periódico (se edita un solo volumen) o seriado (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos, pero unidos por un título general).

Folleto. Publicación impresa menor a 49 páginas (plegable o encuadernada) de carácter informativo o de difusión y no periódica (se edita un solo volumen) o seriada (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

Boletín. Publicación impresa o electrónica de carácter periódico, editada bajo un mismo título por alguna dependencia u organismo auxiliar (generalmente con identificadores numéricos con el propósito de tener continuidad), cuyo objetivo es difundir información sobre temas relacionados con sus actividades sustantivas.

Gaceta. Publicación impresa de carácter periódico que constituye el órgano oficial para la difusión de las disposiciones normativas y operativas de la dependencia u organismo auxiliar (se edita generalmente con identificadores numéricos con el propósito de tener continuidad).

Revista. Publicación impresa de carácter periódico, editada en intervalos previamente definidos bajo un mismo título (generalmente con identificadores numéricos con el propósito de tener continuidad), tiene como contenido artículos de carácter formativo, analítico o de difusión, cultural, científico o recreativo.

Suplemento. Publicación impresa de carácter informativo o de difusión, de extensión variable destinada a insertarse en una publicación periódica.

Publicación periódica. Aquélla que se edita con periodicidad predeterminada (generalmente con identificadores numéricos o cronológicos con el propósito de tener continuidad). Este rubro agrupa a revistas, boletines, gacetas y periódicos murales; en algunos casos incluye publicaciones electrónicas.

Publicación no periódica. Aquélla que se edita por una sola ocasión y que no tiene continuación numérica ni cronológica. Este concepto incluye libros, cuadernos, folletos, carteles, encartes, volantes, audiovisuales y publicaciones electrónicas.

Publicación seriada. Aquélla que se edita en varios fascículos que pueden ir numerados y se identifican entre sí por tener un título común.

Publicación electrónica. Aquélla que se edita en cualquier soporte multimedia con carácter informativo o de difusión, que puede ser no periódica (se edita en un solo volumen) o seriada (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

Cambiamos de tercio!  

Términos como .... 

Una hoja es algo físico, nosotros podemos coger una hoja… luego existen diferentes tamaños de hojas (DinA4, DinA3, …)

Toca el turno de centrarnos en la diferencia de una hoja y de una página.

Una hoja tiene 2 caras, a cada una de esas caras se la denomina página. 

Una página es lo que normalmente se conoce por carilla.

Desde el punto de vista de la catalogación, a la página se le define como cada una de las dos caras de una hoja cuando ambas están numeradas o cuando, estando las hojas sin numerar, se hallan impresas por las dos caras.

Y a la hoja, se define como cada una de las partes iguales, numeradas o no, que resultan de doblar el papel para formar el pliego

Pongamos un ejemplo para intentar aclararlo más. 

Si tenemos un DinA3 que lo plegamos a DinA4, tenemos 1 hoja = 4 páginas

Si queremos hacer una revista o publicación de más de una hoja, por ejemplo, tenemos 2 unidades de DinA3 que grapamos al centro y plegamos a DinA4… en este caso tenemos 8 páginas 

Otros términos, esta vez relacionados con la hoja, son: El anverso y reverso. 

El anverso coincide habitualmente con la portada de una hoja o de un documento y el reverso suele coincidir con la parte trasera del mismo.

El anverso es por donde comenzamos la lectura y el reverso es por donde acabamos. Si estamos hablando de un folleto como por ejemplo el que vemos a continuación, el anverso o portada es donde se presenta la empresa y el reverso o contraportada es donde incluimos la dirección y los datos de contacto.

Mucho se ha publicado y se ha difundido las partes que componen un libro (en mi página de Facebook  NOVEDADES Y RECURSOS DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y DOCUMENTACIÓN en su tiempo, compartí un post sobre ello. 

Pues, es el turno de Tapa, Cubierta y Portada.

Muchísimas veces, las utilizamos mal, para ser sincera, muy pero que muy mal, igual que "edición" e "impresión" 

Demos luz a esta oscuridad de dudas!!!! 

TAPA. Cada una de las dos superficies planas que forman parte de la encuadernación de un libro. 

• Tapa dura o cartoné forrado: cuando la tapa está compuesta de unos cartones rígidos forrados con papel, piel, tela o similares.
• Tapa blanda también llamada rústica: cuanto el libro está cubierto con una cartulina o cartón fino impreso.

CUBIERTA. Forro o envoltura que cubre los pliegos del libro ya impresos, ordenados y cosidos o pegados y que suele reproducir los datos de la portada

PORTADA.Página al comienzo de una obra o de parte de ella que lleva su título completo y, casi siempre, el nombre del autor y los datos de publicación. Tenemos que incluir otro término que es la  PORTADA ADICIONAL. La portada que, en ocasiones, precede o sigue a la escogida como base para la redacción del asiento.

Y por último, en esta no última entrega de términos,,, 

EDICIÓN. IMPRESIÓN

Con nuestras palabras, huyendo de definiciones "de libro" aclaramos ,,, 

La edición es el proceso de preparar un libro para que salga a la luz de forma impresa o electrónica. Esta se hace una sola vez y a partir de ella se hace la primera impresión. 

Si la edición se vuelve a imprimir tal cual, se llama reimpresión. 

Si se hacen cambios a la edición (por ejemplo: se corrigen errores, se cambia el formato, se añade un capítulo) se llama la 2a edición, y al imprimir se hace la primera impresión de la segunda edición. Si se vuelve a imprimir también se llama reimpresión. 

Todas las veces que se vuelve a reimprimir se llaman reimpresiones. 

En la temática de la edición, el contenido es amplio, ya que hay muchísimos tipos de edición (diamante, príncipe, facsímil ,,, )

Y ya para terminar con este post, decir que NO ES LO MISMO, publicar que editar. Resumo un poco lo que que ha escrito Mariana Eguaras en su Blog "Editar y publicar no son sinónimos"

"Tanto las editoriales como los autores independientes pueden editar libros que finalmente no se publican. Y también publicar libros que no se han editado.

Una obra editada puede quedar en un cajón; por ejemplo, porque el autor no se siente a gusto con lo que ha escrito o decide dejarlo para más adelante.

Y la editorial puede haber editado un libro que finalmente no publicará; sea porque ha surgido algún problema de derechos de autor o cualquier otra cuestión."

En ambos casos, tenemos obras/libros editados pero no publicados.

También encontramos libros publicados sin edición. Hace unos años estaban mayormente en plataformas de autopublicación"

VIAF y algunos términos "llenos de autoridad"

Antes de entrar en materia, debemos "familiarizarnos" con varios términos, los cuales parece que los tenemos claros, pero si nos paramos en ellos, podemos caer en el riesgo de no definirlos correctamente.

Así que tenemos que tener claro que ...

Una AUTORIDAD, no es sólo "autor" , va más allá. 

A medida que pasamos de catálogos manuales a en línea, el término autoridad es el más adecuado. Nos quedamos cortos a la hora de hablar de responsable principal en el contenido intelectual o artísitico de una obra. En una película, el director, actores, fotógrafos, entre otros, tienen tanta responsabilidad como el autor del guión, o del músico en su B.S.O. 

Wajenberg recomienda una nueva definición de autor más acorde a la nueva situación: “un autor de un trabajo es la persona identificada como un autor en los registros que contienen el trabajo, y/o en las obras de referencia que mencionan este trabajo” . Esto representa el concepto de autoría por atribución.

Desde la publicación de las primeras ISBD(M) (1974) a, se pone de manifiesto la necesidad de normalizar también los PUNTOS DE ACCESO. 

Aquí tenemos otro término a recordar!

Lo definimos como el término o términos por los cuales puede ser buscado un asiento bibliográfico. Su determinación concretará cuál de estos puntos de acceso formará el encabezamiento principal, y cuál o cuáles, los encabezamientos secundarios.

De esta definición, extraemos algo importante que es que el encabezamiento o punto de acceso principal a un registro bibliográfico es, por lo general, el autor. 

La mayoría de las publicaciones son obra de un autor personal, y éste es el que figura en el encabezamiento.Sin embargo, hay casos en que el autor de la publicación es una entidad o autor corporativo, incluso un congreso; en estos casos, el nombre formal de la organización constituirá el encabezamiento principal.Por último, puede ocurrir que un registro bibliográfico no lleve encabezamiento, funcionando entonces el título como punto de acceso principal. Es el caso de obras anónimas y de obras que son fruto de la colaboración de más de tres autores.

Aprovecho en la definición de Puntos de Acceso, en hacer un inciso para repasar y refrescar otros términos: Asiento bibliográfico, Ficha bibliográfica y Registro bibliográfico. 

Por un lado, el asiento bibliográfico va unido a los campos del registro bibliográfico, ya que por cada campo o término de acceso a un documento se puede sacar un registro bibliográfico; este proceso forma el asiento bibliográfico. Por otro lado, la ficha bibliográfica es el formato, llamémoslo impreso, del registro bibliográfico, de uso más moderno y asociado a los sistemas de información y los ordenadores.

Como imagen para la añoranza , se expone las partes que se compone una ficha  catalográfica

Ejemplo de un registro bibliográfico, en formato etiquetas:

La normalización de los puntos de acceso,  se materializa en dos direcciones: 

1.- Las reglas de catalogación de cada país dan mucha importancia a la forma de los ENCABEZAMIENTOS, dedicando para ello un capítulo en sus ediciones separado del dedicado a la elección de puntos de acceso. 

De esta manera los códigos de catalogación nacionales establecen formas de encabezamientos para nombres de posible uso en su ámbito a la vez que dan normas de uso general para encabezamientos. 

2.-  Cuando la IFLA inicia la publicación de una serie de listas de nombres comunes a todos los países y lenguas, como pueden ser los títulos de las obras anónimas de la literatura universal, los libros litúrgicos, y los autores clásicos griegos y latinos, entre otros.

Como elemento potenciador a la normalización de encabezamientos, ha sido la aparición de los catálogos en línea lo que ha puesto de manifiesto la necesidad del control de autoridades y la creación de ficheros de autoridades igualmente en línea. 

En efecto, conseguida la normalización total de la descripción bibliográfica por medio de la ISBD, así como la posibilidad de su procesamiento informático a través del formato MARC, el intercambio internacional de registros bibliográficos y, por tanto, el acceso universal a la información no tiene más escollo que la diversidad de puntos de acceso.

Esto supone que un mismo documento puede presentar puntos de acceso distintos según el país o centro donde se haya catalogado. Además, los sistemas de catalogación centralizada y cooperativa necesitan una normalización de todo el proceso que pasa por las formas de los encabezamientos.

La normalización de los puntos de acceso es pues una necesidad para aprovechar las inmensas ventajas que el ordenador ofrece en cuanto a nuevas formas de trabajo, rapidez, exhaustividad en el tratamiento de la información, de recuperación e intercambio de datos. Ahora si, debemos tener claro que no se trata de crear catálogos ideales desde el punto de vista catalográfico sino en aumentar la funcionalidad de los mismos como elemento indispensable para la recuperación de la información.

Recordad que el fin de un buen catálogo, no es en si misma la "pureza" de una descripción, sino más bien la calidad  y el bien hacer de las autoridades y materias para la localización del documento y su consiguiente acceso y uso.
Pero ésto, no sirve de pretexto ni dejadez para la realización de una descripción bibliográfica acorde, correcta y óptima. Se debe recalcar en que toda descripción debe no caer en la redundancia, en datos inútiles y se debe revisar la ortografía (errores de tecleo, por ejemplo)

Una vez hecha esta introducción ....  ¡Entramos en materia!

VIAF, es un archivo virtual internacional de Autoridades (Virtual International Authority File)

Ha sido un proyecto conjunto de varias Bibliotecas Nacionales y opera a través del OCLC – Online Computer Library Center.

El proyecto fue iniciado por la Biblioteca Nacional Alemana y la Biblioteca del Congreso Estadounidense. 

El objetivo es unir los Archivos de Autoridad nacionales en un único Archivo de Autoridades Virtual. Centrándose en la idea 

de establecer correspondencias y enlaces entre los registros de las bases de datos de autoridades de diversas bibliotecas nacionales de manera que se establezcan equivalencias entre las diversas formas de un mismo nombre autorizadas en cada uno de aquellos ficheros. Se trata de respetar, como la misma IFLA ya reconoció hace años, las tradiciones catalográficas nacionales a la hora de establecer el nombre de una persona o una entidad corporativa, y hacer equivalentes las formas preferidas o autorizadas en cada comunidad

En este archivo, los registros idénticos de los diferentes conjuntos de datos aparecerían juntos. 

Un registro VIAF recibe un número estándar de datos, y contiene los principales registros del tipo “véase” y “véase además” de los registros originales, y refiere a los registros de autoridad originales. 

Los datos se hacen accesibles on line y accesibles para buscar, intercambiar y compartir los registros. Las actualizaciones son recíprocas y usan el protocolo OAI (Iniciativa de Archivos Abiertos – Open Archives Initiative).

Estos números de archivo (identificadores) se están añadiendo además a los artículos biográficos de Wikipedia, incorporándolos a Wikidata. Y también a los registros de autoridades de MARC21 de la BNE.

La Biblioteca Nacional de España, inicio un acuerdo en noviembre de 2008. Se enviaron los registros que servirían de muestra para comprobar la idoneidad de los mismos; el resultado fue satisfactorio. El 15 de mayo de 2009 se invita formalmente a la BNE a formar parte del proyecto VIAF.

Como primer aporte a la base de datos de VIAF, se envían los ficheros de autoridades de persona y persona-título.

El proyecto en si mismo, VIAF, se llevó a cabo en cinco fases:

1. La construcción de registros de autoridad amplilados procedentes de los registros de la Biblioteca Nacional de Alemania y de la Library of Congress.

2. La creación de una version inicial mediante el desarrollo de algoritmos de comparación.

3. La construcción de un servidor OAI para faciliatar el acceso al VIAF.

4. El mantenimiento de la base de datos VIAF, a través de las adiciones por parte de las agencias participantes y de los cambios de los registro de autoridad como de los bibliograficos.

5.La creación en la Web de una interfaz de usuario para el acceso a los registros VIAF.

Partiendo del objetivo general mencionado, hay otros objetivos específicos:

1. Relacionar los registros de autoridad tanto de nivel nacional como regional.

2. Divulgar la noción de control bibliográfico universal a través de la unión de formas autorizadas de diferentes países, así como proporcionar distintas preferencias de idioma, escritura y ortografía.

3. Tratar de ser un elemento importante en la Web Semántica.

¿Cómo usarlo?

Accedemos a su url : http://viaf.org/



En la pantalla de inicio, tenemos tres cuerpos: Primer cuerpo, de búsqueda ; Segundo cuerpo, Mapa de los países participantes, y tercer cuerpo que es el listado de las bibliotecas que forman parte y están incluidas en VIAF

En el apartado de búsqueda, hay tres casillas, las dos primeras desplegables.

En la primera casilla, se nos presenta 9 opciones de búsqueda, que son básicamente los campos a buscar, destaca:
Todos los campos - Nombres, que busca tanto en nombres aceptados como alternativos - Nombres preferidos, es decir, los aceptados en cada una de las bibliotecas. - Títulos, que se refiere a los títulos de los registros bibliográficos relacionados con cada autoridad, (aunque no accede a dichos registros, sino a las autoridades).

La segunda casilla en donde se tiene la posibilidad de buscar en las bibliotecas particulares, o en todas a la vez, (opción Todo VIAF) en el menú desplegable.

En el ejemplo se ha seleccionado en el tipo de campo, el nombre de persona y en la selección de lista, Todo VIAF.
VIAF está provisto de un sistema de sugerencia de búsqueda cuando se busca en Todo VIAF que, a medida que se escribe en el cuadro de texto Terminos de búsqueda, va sugiriendo posibles autores que coinciden con el texto escrito. Sugiere coincidencias tanto en el nombre como el apellido:

Una vez lanzada la búsqueda, el sistema muestra los resultados según el nivel de relevancia. Aparecen agrupados los registros de autoridad que VIAF ha identificado que pertenecen a la misma persona. Al lado de cada resultado, cada bandera identifica al país o biblioteca cuya forma aceptada del autor coincide con dicho resultado

Al pulsar en los resultados, se accede al registro de autoridad de VIAF, que reúne información extraída del conjunto de los registros de las bibliotecas, e incluye un mapa virtual de los enlaces establecidos entre los registros de cada biblioteca.

Pulsando en los diferentes enlaces de las distintas bibliotecas se accede al registro específico de la biblioteca procesado por VIAF. Es decir, a los campos propios del registro de autoridad, más aquellos campos propios de VIAF, construidos al analizar los registros bibliográficos asociados al autor (Por ejemplo: campo 901: ISBN, campo 910: Título extraído de 245…) 

En lo que se refiere a AUTORIDADES, no debemos pasar en alto lo siguiente: 

Las Directrices para Registros de Autoridad y Referencia (GARR) publicadas por la IFLA en 1984, constituyen la normativa básica para la creación de registros de autoridad. Su contenido se refiere únicamente a la estructura del registro y a la presentación, por lo que no tratan cuestiones de elección de forma de puntos de acceso o su construcción. No obstante, han sido internacionalmente aceptadas como estructura para la construcción de dichos registros.

Dividen la información que se puede dar en un registro de autoridad en 7 partes o áreas, aplicables para cualquier tipología de autoridad.

FRAD. El objetivo principal de este modelo conceptual es proporcionar un marco para el análisis de los requisitos funcionales del tipo de datos de autoridad, necesario como base del control de autoridades y del intercambio internacional de datos de autoridad. 

El modelo se centra en los datos, independientemente de la forma en que puedan ser empaquetados (por ejemplo, en registros de autoridad). 

Más concretamente, el modelo conceptual ha sido diseñado para:

 • proporcionar un marco de referencia, claramente definido y estructurado, para relacionar los datos que recogen los creadores de registros de autoridad con las necesidades de los usuarios de esos datos; 

• ayudar en la valoración de las posibilidades del intercambio internacional y utilización de datos de autoridad, tanto en el sector bibliotecario como en otros sectores. 

De ello, se tratará en futuros posts.

Archivo: valores y niveles (II)

En esta segunda parte del post es el turno de hablar de los niveles de clasificación que hay en los archivos:

             ¡Empezamos! 

Tras una inicial operación que es la identificación de la documentación (se hablará de ello en futuros posts) se confecciona un esquema que clasificará y estructurará en "grupos" a los documentos.

Esta estructura es la base de sujeción de toda organización archivística.

Es imprescindible y de obligado cumplimiento hablar aquí del CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

El cuadro de clasificación es uno de los instrumentos más importantes en un archivo. Insistimos en la importancia de la creación y existencia del cuadro de clasificación ya que es la herramienta que permite la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento documental, teniendo  una doble importancia: 

- Proporciona una estructura lógica.

- Facilitar la localización conceptual.

A la hora de aplicar el sistema de clasificación más adecuado, debe responder a unas premisas, sin olvidar que toda clasificación y su cuadro de clasificación se basa en los principios teóricos de la archivística (procedencia y respeto al orden original

Delimitación. Cada fondo debe estar asignado a una única entidad de procedencia, de manera que quede claramente delimitada del resto de la documentación del archivo.

Unicidad. La edad de los documentos no debe considerarse como criterio de clasificación, los documentos deberán estructurarse independientemente de la fecha de creación.

Estabilidad. El cuadro de clasificación debe tener una estructura permanente y estable en el tiempo que refleje las funciones de la entidad de procedencia y que permita la suficiente flexibilidad como para albergar futuras funciones o cambios que se produzcan en la entidad.

Simplificación. Para mantener una estructura flexible y permanente, el cuadro de clasificación debe estar regido por su simplicidad.

Existen diversos modelos diferentes de cuadros de clasificación dependiendo de las características y necesidades de la institución de la que dependa el archivo.

Cuadro de clasificación orgánico. Sigue la la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para la organización. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, esto supone una modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación.
Cuadro de clasificación funcional. Refleja funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico . Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos.

Cuadro de clasificación orgánico-funcional. Supone combinar las ventajas de los dos modelos anteriores, convergiendo características de ambos. Así, las unidades mayores vienen definidas por la estructura orgánica de la institución mientras que las unidades intermedias tienen un carácter funcional.
Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos. Este modelo es una variación del modelo funcional. Permite una mayor interacción entre todas las unidades administrativas. Su principal debilidad radica en su lenta implementación ya que supone contrastar la información de la documentación con el personal directivo de la organización.

¡Entremos en materia! 

Schellenberg, establece que la clasificación  puede partir de tres elementos: 

Acciones

Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones, que son las atribuciones encomendadas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada. 

Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de unos servicios para el logro de aquellas. 

A su vez, estas actividades se plasman en un conjunto de trámites relativos a poner en marcha la actividad. 

Estructura orgánica

Los documentos se producen en las diferentes dependencias de cada entidad, por ello, deben ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización. 

Asuntos. Hacen referencia al contenido concreto del documento

Teniendo en cuenta estos elementos, los niveles de clasificación van relacionados. Para comprenderlo mejor, y de modo general, podemos aplicar que:

FONDO. Es el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.  Ejemplarizando de modo sencillo, vamos a imaginar que somos un archivo municipal. Como archivo municipal, generamos muchísima documentación la cual debe estar estructurada y agrupada de modo lógico.  (ACCIÓN = Fondo Municipal). 

Como todo nivel, se puede subdividir, dando lugar a SUBFONDOS.

Subfondos, son el  conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía, conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Para  ilustrar esto, podemos decir que un fondo municipal, puede tener un subfondo histórico, en el que ofrece información y testimonio de la actividad del ayuntamiento, parroquia y poder judicial, ademas de textos de autoria privada 

SECCIÓN .Es la división mayor dentro del fondo y conviene que concuerde con las funciones de las instituciones (se puede determinar fácilmente en el Organigrama de la entidad). (FUNCIONES = Secciones) Criterios de identificación:

 Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento interno o semejante, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.

 Debe pertenecer a un sistema de archivos.

 Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones delegadas.

 Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.

Siguiendo con el ejemplo, en un archivo municipal dentro de su Fondo Municipal, propiamente dicho, podemos encontrarnos con las secciones de Gobierno, Administración, Servicios ,,,, Es decir, funciones desarrolladas por la organización (Ayuntamiento)

Debemos recalcar, que como el fondo, la  sección se puede subdividir, dando lugar a subsecciones. Así, podemos tener (y casi siempre es así) en la sección de Hacienda, las siguientes subsecciones: Intervención, Financiación , Tributación, etc.

SERIES. Las series responden a una misma actividad o tipología documental (ACTIVIDAD=Series).

 Las series pueden ser de tres tipos:

1. tipológicas: que son las que tienen una misma tipología documental, generalmente determinada por la propia norma administrativa; que establece la clase, el formato, el autor, el trámite, la data y el contenido. 

2.de actividad: responden a una misma actividad y están formadas por varias series tipológicas. 

3.facticias: pueden existir en un archivo por motivos de instalación o conservación y por el tipo de materia o soporte.

Y volvernos a recalcar y a repetir, como todo nivel, las SERIES, no serán una excepción, éstas pueden subdividirse en SUB-SERIES (conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.)

Ejemplarizando: Si en el FONDO MUNICIPAL, propiamente dicho, tenemos la SECCIÓN de Hacienda, y en ella una SUBSECCIÓN que es Intervención, ésta contiene una SERIE que es PRESUPUESTOS,que a su vez se puede desglosar en SUB-SERIES: Presupuestos ordinarios y  Presupuestos extraordinarios. 

Y ya como último nivel, nos encontramos con  la UNIDAD DOCUMENTAL. El gráfico que proporciono expone que NO ES LO MISMO un tipo documental y una serie. 

Hay dos tipos de Unidad Documental:

a. UD compuesta: así se llama al expediente y se define como la unidad organizada de documentos reunidos bien por el producto para su uso corriente o bien durante el proceso de organización archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es además la unidad básica de la serie. 

b. UD simple: serían los documentos. Es la unidad documental archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Ej. una carta. No todas las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente pero los expedientes siempre están formados por unidades documentales simples.